Ein Lehrstuhlsekretariat ist etwas anderes als ein Vorzimmer in der Zentralverwaltung, auch wenn beide Stellen ähnlich ausgeschrieben werden. Wer hier sucht, sollte den Unterschied kennen. Auf dieser Seite finden Sie die aktuell 104 ausgeschriebenen Stellen an Universitäten, Hochschulen und Forschungseinrichtungen.
Datenbasis: die aktuell 104 auf akademische-jobs.de ausgeschriebenen Stellen in diesem Bereich (Stand: 27. Juli 2026).
Die drei Ebenen unterscheiden sich im Alltag deutlich. Im Institutssekretariat laufen Drittmittelanträge, Lehrplanung und die Betreuung von Gastwissenschaftlern zusammen, oft für eine einzelne Professur. Ein Fakultätssekretariat koordiniert zwischen mehreren Instituten und arbeitet dem Dekanat zu. In der Zentralverwaltung schließlich sitzen die Vorzimmer der Hochschulleitung mit Gremienarbeit und Terminkoordination. Die Bezeichnungen in Ausschreibungen wechseln zwischen Sekretariat, Teamassistenz und Office Management, ohne dass daraus zuverlässig auf die Ebene zu schließen wäre.
Wiederkehrend sind Termin- und Reiseorganisation, Beschaffung, Mittelbewirtschaftung, Veranstaltungsvorbereitung sowie die Pflege von Webseiten und Publikationslisten. Zunehmend kommt die Arbeit mit Campus-Management-Systemen hinzu, in denen Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Personalvorgänge verwaltet werden. Englischkenntnisse werden regelmäßig verlangt, weil internationale Gäste und Bewerber zum Alltag gehören.
Die Mittelbewirtschaftung. Wer ein Institutssekretariat führt, verwaltet Landesmittel und Drittmittel nach getrennten Regeln, jeweils mit eigenen Fristen und Nachweispflichten. Das ist der Punkt, an dem Berufserfahrung aus der Privatwirtschaft nicht unmittelbar überträgt, und der Grund, warum viele Ausschreibungen Erfahrung im öffentlichen Dienst gesondert erwähnen. Der Hub Hochschulverwaltung zeigt das umgebende Aufgabenfeld.
Die Stellen folgen dem TV-L. Die Entgeltgruppe richtet sich nach dem Zuschnitt der Tätigkeit und steht in der Ausschreibung; Sekretariate mit eigenverantwortlicher Mittelbewirtschaftung sind höher eingruppiert als reine Assistenztätigkeiten. Die meisten Stellen sind unbefristet, befristet werden vor allem Vertretungen während Elternzeiten.
Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung oder eine Verwaltungsausbildung, häufig ergänzt um Berufserfahrung im öffentlichen Dienst. Ein Studium wird in aller Regel nicht verlangt.
In der Praxis wenig. Teamassistenz betont die Zuarbeit für eine Arbeitsgruppe, Sekretariat die Zuordnung zu einer Leitungsfunktion. Der Aufgabenzuschnitt in der Ausschreibung ist aussagekräftiger als der Titel.
Überwiegend ja. Befristungen betreffen vor allem Elternzeit- und Krankheitsvertretungen sowie Sekretariate, die an ein befristetes Drittmittelprojekt gebunden sind.
In vielen Ausschreibungen ja. Internationale Gastwissenschaftler, englischsprachige Bewerbungsverfahren und Korrespondenz mit ausländischen Partnern gehören an Universitäten zum Regelbetrieb.
Die Vergütung folgt dem TV-L, die konkrete Entgeltgruppe hängt vom Aufgabenzuschnitt ab und wird in der Ausschreibung genannt. Eigenverantwortliche Mittelbewirtschaftung führt zu einer höheren Eingruppierung als reine Assistenztätigkeit.