Sekretariat Stellenangebote an Hochschulen

Institut, Fakultät oder Zentralverwaltung?

Die drei Ebenen unterscheiden sich im Alltag deutlich. Im Institutssekretariat laufen Drittmittelanträge, Lehrplanung und die Betreuung von Gastwissenschaftlern zusammen, oft für eine einzelne Professur. Ein Fakultätssekretariat koordiniert zwischen mehreren Instituten und arbeitet dem Dekanat zu. In der Zentralverwaltung schließlich sitzen die Vorzimmer der Hochschulleitung mit Gremienarbeit und Terminkoordination. Die Bezeichnungen in Ausschreibungen wechseln zwischen Sekretariat, Teamassistenz und Office Management, ohne dass daraus zuverlässig auf die Ebene zu schließen wäre.

Welche Aufgaben stehen in den Ausschreibungen?

Wiederkehrend sind Termin- und Reiseorganisation, Beschaffung, Mittelbewirtschaftung, Veranstaltungsvorbereitung sowie die Pflege von Webseiten und Publikationslisten. Zunehmend kommt die Arbeit mit Campus-Management-Systemen hinzu, in denen Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Personalvorgänge verwaltet werden. Englischkenntnisse werden regelmäßig verlangt, weil internationale Gäste und Bewerber zum Alltag gehören.

Was macht diese Stellen im öffentlichen Dienst besonders?

Die Mittelbewirtschaftung. Wer ein Institutssekretariat führt, verwaltet Landesmittel und Drittmittel nach getrennten Regeln, jeweils mit eigenen Fristen und Nachweispflichten. Das ist der Punkt, an dem Berufserfahrung aus der Privatwirtschaft nicht unmittelbar überträgt, und der Grund, warum viele Ausschreibungen Erfahrung im öffentlichen Dienst gesondert erwähnen. Der Hub Hochschulverwaltung zeigt das umgebende Aufgabenfeld.

Wie ist die Vergütung geregelt?

Die Stellen folgen dem TV-L. Die Entgeltgruppe richtet sich nach dem Zuschnitt der Tätigkeit und steht in der Ausschreibung; Sekretariate mit eigenverantwortlicher Mittelbewirtschaftung sind höher eingruppiert als reine Assistenztätigkeiten. Die meisten Stellen sind unbefristet, befristet werden vor allem Vertretungen während Elternzeiten.