Projektassistent*in (m/w/d) mit Schwerpunkt ConflictA

• Start: nächstmöglich
• Vergütung: Vergütung nach E9a TV-L
• Umfang: Vollzeit
• Befristung: befristet (bis zum 31.03.2031)
• Arbeitsort: Bielefeld

Das Institut für interdisziplinäre Konflikt- und Gewaltforschung (IKG) wurde 1996 an der Universität Bielefeld gegründet, um eine Lücke in der interdisziplinären Konflikt- und Gewaltforschung zu schließen. Heute zählt das IKG zu den führenden deutschen Forschungseinrichtungen in diesem Bereich. In zahlreichen drittmittelfinanzierten Forschungs- und Transferprojekten untersucht das Institut politisch und gesellschaftlich relevante Konflikte und Gewaltphänomene sowie deren Bedeutung für sozialen Zusammenhalt, Partizipation, Demokratie und Frieden.

Die Arbeit am IKG wird durch ein engagiertes Verwaltungsteam getragen, das die organisatorischen, administrativen und projektbezogenen Voraussetzungen für erfolgreiche Forschung schafft. Am Institut laufen durchschnittlich rund 20 Drittmittelprojekte parallel; insgesamt arbeiten etwa 140 Personen aus unterschiedlichen Statusgruppen am IKG. Die Verwaltung versteht sich dabei als zentrale Service- und Koordinationsstruktur: Sie unterstützt Wissenschaftler*innen, Projektteams und Leitungsebenen dabei, Forschung, Transfer und Projektarbeit verlässlich, effizient und handlungsfähig umzusetzen. Damit ist sie ein wesentlicher Teil der Schaltstelle, die den laufenden Betrieb eines traditionsreichen und zugleich dynamisch gewachsenen sozialwissenschaftlichen Forschungsinstituts ermöglicht.

In diesem Umfeld ist auch die ConflictA angesiedelt, ein drittmittelgefördertes Großprojekt des Wissenschaftstransfers mit einem eigenen Team von rund 30 Mitarbeitenden einschließlich studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte. Die ConflictA verfolgt das Ziel, demokratierelevante Konflikte insbesondere auf kommunaler und regionaler Ebene systematisch, praxisnah und handlungsorientiert zu beforschen. Zugleich entwickelt sie partizipative Methoden und Ansätze für zivile, praxisbezogene Konfliktintervention, begleitet Prozesse der Konflikttransformation und erarbeitet Bildungs- und Qualifizierungsangebote zum Verständnis von und Umgang mit Konflikten. Ihre Arbeit verbindet wissenschaftliche Erkenntnisproduktion mit Anwendung, Transfer und methodischer Wissenschaftskommunikation für eine breite Fachöffentlichkeit und Praxis.

Das IKG und die ConflictA werden von Prof. Dr. Andreas Zick geleitet.

Ihre Aufgaben

Die ausgeschriebene Stelle ist an der Schnittstelle von Projektassistenz, Projektmanagement und Verwaltung angesiedelt. Gesucht wird eine Person, die Freude daran hat, komplexe wissenschaftliche und transferorientierte Arbeitsprozesse organisatorisch zu ermöglichen, Strukturen mitzugestalten und ein großes Projektteam im laufenden Betrieb zuverlässig zu unterstützen. Die Stelle bietet die Möglichkeit, Teil eines mehrköpfigen Verwaltungsteams zu werden, das nicht nur administrativ begleitet, sondern aktiv dazu beiträgt, Forschung und Wissenschaftstransfer am IKG und in der ConflictA arbeitsfähig zu halten und weiterzuentwickeln.

• allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben insbesondere (25 %)
  • Bearbeitung von Post, Telefonaten und E-Mails sowie Funktion als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen
  • erste Auskunfts- und Beratungstätigkeiten sowie situationsangemessene Kommunikation mit unterschiedlichen Personengruppen
  • Termin- und Informationsmanagement sowie organisatorische Unterstützung administrativer Abläufe und Veranstaltungen
• Koordination und Organisation typischer Abläufe im Institut (20 %)
  • Planung und Durchführung von Tagungen, Workshops, Projekttreffen
  • Dienstreisen, Hotelbuchungen, Reisekostenabrechnungen,
  • Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung
• Projektsachbearbeitung (40 %)
  • organisatorische Betreuung hinsichtlich der Finanzierung von Projekten (Erstellung von Verwendungsnachweisen/Mittelabrufe u. ä.)
  • Überprüfung Finanzierbarkeit von Vorhaben unter Berücksichtigung von Mittelbewilligung, Kostenplan und Ausgabenbestimmungen der verschiedenen Drittmittelgeber, Richtlinien und Bestimmungen der Universität
• Personalsachbearbeitung einschließlich Hilfskräfte und allgemeine Personalprozesse (15 %)
  • Vorbereitung und Begleitung von Einstellungsverfahren (WMA/MTV)
  • Bearbeitung von Hilfskraftverträgen
  • Pflege und Bearbeitung von Vorgängen in Personalmanagementsystemen

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• praktische Erfahrungen im Büromanagement sowie in der eigenständigen Bearbeitung administrativer oder sachbearbeitender Aufgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket, insbesondere Word und Excel
• sicherer Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsmitteln sowie die Bereitschaft, sich in universitäre Verwaltungs- und Personalmanagementsysteme einzuarbeiten
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, ein verbindliches und freundliches Auftreten sowie Serviceorientierung
• hohes Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Berufserfahrung im Wissenschaftsbetrieb oder im Hochschulbereich
• Erfahrungen im Bereich in der eigenständigen Bearbeitung in einem mit der Stelle verbundenen Aufgabenbereich

Wir bieten

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ – Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button „JETZT BEWERBEN“ erreichen.