Office Manager*in (m/w/d)

• Start: 01.04.2027 oder nächstmöglich
• Vergütung: Vergütung nach E8 TV-L
• Umfang: Vollzeit
• Befristung: unbefristet
• Arbeitsort: Bielefeld

Das Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung (IMW) ist eine renommierte interdisziplinäre wissenschaftliche Einrichtung der Universität Bielefeld. Wissenschaftler*innen aus verschiedenen Ländern arbeiten hier gemeinsam an aktuellen Fragestellungen der mathematischen Wirtschaftsforschung. Zum Arbeitsumfeld gehören außerdem regelmäßig Gastwissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland sowie wissenschaftliche Veranstaltungen.

Als Office Manager*in sind Sie eine zentrale Anlaufstelle am Institut und sorgen für einen reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablauf. Ihre Tätigkeit verbindet die eigenständige Organisation des Sekretariats mit abwechslungsreichen Aufgaben in den Bereichen Personal, Finanzen und Drittmittel. Dabei arbeiten Sie eng mit der Institutsleitung, den Wissenschaftler*innen des IMW sowie den zuständigen Bereichen der Universität zusammen und stehen zugleich im regelmäßigen Austausch mit internationalen Gästen.

Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit viel Eigenständigkeit, unterschiedlichen Ansprechpartner*innen und unmittelbarem Einblick in den wissenschaftlichen Alltag eines forschungsstarken Instituts. Da die Kommunikation am IMW vielfach auf Englisch erfolgt, gehören auch englischsprachige Kontakte selbstverständlich zum Arbeitsalltag.

Ihre Aufgaben

Die Stelle verbindet ein eigenständiges Office Management mit sachbearbeitenden Tätigkeiten in den Bereichen Personal, Finanzen und Drittmittel. Dies umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

Office Management und allgemeine administrative Aufgaben (ca. 55 %)

• eigenständige Organisation des Office Managements mit den damit verbundenen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sowie Terminmanagement und Korrespondenz
• zentrale Anlaufstelle für Wissenschaftler*innen, Gastwissenschaftler*innen sowie interne und externe Ansprechpartner*innen, auch in englischer Sprache
• Organisation und Betreuung von Besuchen, Veranstaltungen und Dienstreisen sowie Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben

Personal (ca. 15 %)

• administrative Unterstützung bei Personalprozessen, insbesondere bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen und der Beschäftigung von Hilfskräften

Finanzen (ca. 15 %)

• Unterstützung bei der Finanzplanung und dem Finanzcontrolling des Instituts

Drittmittel (ca. 15 %)

• Unterstützung bei der Beantragung, Einrichtung und administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten

Ihr Profil

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r) oder alternativ eine sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• mindestens einjährige praktische Erfahrungen im Büromanagement sowie in der eigenständigen Bearbeitung administrativer Aufgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse und ebenso gute Englischkenntnisse im schriftlichen und mündlichen Bereich
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket, insbesondere Word und Excel
• sicherer Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsmitteln sowie die Bereitschaft, sich in universitäre Verwaltungs- und Personalmanagementsysteme einzuarbeiten
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, ein verbindliches und freundliches Auftreten sowie Serviceorientierung
• hohes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur zuverlässigen Koordination und Bearbeitung unterschiedlicher administrativer Vorgänge und zur Priorisierung paralleler Arbeitsprozesse in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Erfahrungen im Umgang mit an der Universität Bielefeld eingesetzter Verwaltungssoftware, insbesondere SAP und Personalmanagementsystemen
• praktische Erfahrungen in mindestens einem der Bereiche Personaladministration, Finanzverwaltung oder Drittmittelbearbeitung

Wir bieten

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ – Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button „JETZT BEWERBEN“ erreichen.