Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Sie führen das Institutssekretariat. Ihre Kernaufgaben umfassen:  

• Büroorganisation: Terminverwaltung, Kontaktzentrale und Postbearbeitung, Dokumentation, Inventarisierung und Archivierung.
• Kommunikation: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern).
• Personalverwaltung: Vorbereitung von Personalmaßnahmen (z.B. Einstellungen, Vertragsverlängerungen studentischer und wiss. Hilfskräfte), Urlaubs- und Krankheitsverwaltung etc.
• Beschaffungswesen: Organisation und Durchführung von Routine-Bestellungen über das KIT-Bestellsystem (SAP SRM) und Rechnungsprüfung.
• Reise- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen. Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Organisation von Lehre/Prüfungen: Pflege der Lehrveranstaltungen und Prüfungen in KIT-CAMPUS.
• Assistenz beim Finanzmanagement: Unterstützung beim Controlling (z.B. Drittmittelprojekte).

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)) oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Routinierter Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook).
• Sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (z. B. SAP) oder die Bereitschaft, sich diese zügig anzueignen
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise sowie Serviceorientierung im universitären Umfeld

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:
  

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort 
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
unbefristet

Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Raquel Carrasco Sanchez
Personalservice (PSE)
raquel.carrasco@kit.edu
+49 721 608-42016  

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 31.07.2026
Ausschreibungsnummer: 1160/2026