Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Im Rahmen Ihrer Tätigkeiten unterstützen Sie die Institutsleitung in verschiedenen administrativen und finanziellen Belangen und tragen damit wesentlich zu einer reibungslosen Durchführung von Forschungsarbeiten bei. Im Mittelpunkt steht die administrative Abwicklung und das Controlling von Drittmittelprojekten in enger Abstimmung mit der Institutsleitung und den Fachabteilungen des KIT. Darüber hinaus unterstützen Sie die operative Beschaffung – von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Zahlungsabwicklung im SAP-System – und gewährleistet damit die termingerechte Versorgung des Instituts mit notwendigen Ressourcen.

Sie agieren mit unserem internationalen Team an Nachwuchswissenschaftler*innen und Studierenden. Ihr Aufgabengebiet umfasst dabei insbesondere die folgenden Tätigkeiten:

• Planen, Steuern und Verwalten von Projektbudgets unterschiedlicher Drittmittelgeber
• Schnittstelle zwischen Geldgebern, Kooperationspartnern, KIT-internen Serviceabteilungen sowie dem Institut in projektbezogenen administrativen Belangen
• Erstellung von Förderanträgen und Projektberichten (administrativer Teil) und von Abrechnungen gegenüber den Fördermittelgebern
• Mitwirkung bei der Erstellung von Konsortialverträgen
• Interaktion mit externen Projektpartnern sowie Koordination und Organisation von Projekttreffen und projektbezogenen Veranstaltungen
• Erstellung und Überwachung interner Budget- und Personaleinsatzplanungen
• Klärung und Bearbeitung von Budgetanfragen von Mitarbeitenden
• Verwaltung und Überprüfung von Verwendungsnachweisen
• Gelegentliche Übernahme von Aufgaben im allgemeinen administrativen Institutsbetrieb

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) der Betriebswirtschaftslehre bzw. einer vergleichbaren Fachrichtung oder alternativ eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Controlling und Finanzen, vorzugsweise im industriellen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office
• Idealerweise SAP-/SRM-Kenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ihre Qualifikation wird ergänzt durch eine selbständige, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
• Sie sind bereit, sich in vielfältige hochschulspezifische Arbeitsabläufe einzuarbeiten und Ihr Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten.

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

  
• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort 
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
unbefristet

Eingruppierung
EG 10 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Patrick Dolzinski
Personalservice (PSE)
patrick.dolzinski@kit.edu
+49 721 608-25030  

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 23.08.2026
Ausschreibungsnummer: 278/2026