Veterinärmedizinische Universität Wien
Veterinärplatz 1, 1210 Wien, Österreich
www.vetmeduni.ac.at
Kennzahl: 2026/0190
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Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten an
der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als Beitrag zur
Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur Produktion gesunder
Nahrungsmittel. Zur Erfüllung dieser Aufgabe sucht
unser Klinisches Department für Nutztiere und Transformation von Lebensmittelsystemen
eine:n
Organisationsassistent:in
Einstufung: IIIa
Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden
Dauer des Dienstverhältnisses: befristet für 6 Monate ab 01.10.2026, mit Option auf
Entfristung
Bewerbungsfrist: 12.08.2026
Kennzahl: 2026/0190
Zur Erfüllung der folgenden Aufgaben setzen wir ein hohes Maß an Service- und
Teamorientierung, Vernetzungs- und Integrationsstärke sowie sozialer Kompetenz bzw.
Proaktivität voraus. Ebenso die Bereitschaft zur Teilnahme an Weiterbildungs- und
Schulungsangeboten. Die Tätigkeit erfordert eine Anwesenheit vor Ort.
Aufgaben
- Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen des Klinischen Zentrums für Populationsmedizin
bei Fisch, Schwein und Geflügel (Standort Einheit Geflügel- und Fischmedizin) und der
zentralen Verwaltung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Unterstützung bei der Koordination und Abwicklung der Administration am Standort
- Administrative Mitarbeit im akkreditierten Prüflabor (v.a. Erstellen und Versenden von
Prüfberichten; Erfassung und Pflege von Kund:innendaten in der Datenbank;
Kund:innenkommunikation via Telefon bzw. E-Mail)
- Koordination der Personalagenden des Departments in Zusammenarbeit mit der
Personalabteilung (v.a. Stellenbesetzung, Personaladministration, On/Offboarding)
- Administrative Unterstützung der Forscher:innen des Departments bei wissenschaftlichen
Projekten (Barrierefreie Dokumentenerstellung, Forschungs- und
Publikationsdokumentation)
- Administrative Unterstützung bei der Forschungsförderung (Zeitlisten, Verwaltung
Projektmitarbeiter:innen, Kenntnisse zu internen und externen Fördermöglichkeiten)
- Selbständige Übernahme anfallender Office-Management-Aufgaben am Standort
- Administrative Unterstützung beim Lehrbetrieb des Standorts
- Einführung und administrative Betreuung von Studierenden, Citizen Scientists,
Praktikant:innen und Interns
- Unterstützung bei der Organisation und Abwicklung von wissenschaftlichen
Veranstaltungen und Betreuung von Gästen
- Allfällige Sekretariatstätigkeiten wie Büromaterial- und Schlüsselverwaltung, Meeting-
Vorbereitungen, Telefondienst innerhalb der Bürozeiten, Postversand und -empfang
- Erledigung von Dienstwegen am Campus
- im Vertretungsfall: Unterstützung beim Bestellwesen des Standortes (Einholen von
Angeboten, Abwickeln von Beschaffungswesen – Onlinehandel)
Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse
- Abgeschlossene Matura/Reifeprüfung
- 1 Jahr Berufserfahrung (mind. 50% Beschäftigungsausmaß) in einer vergleichbaren
Funktion im Backoffice/Office-Management, mit eigenständiger Verantwortung für
administrative Kernprozesse
- Sehr gute EDV-Anwendungskenntnisse (MS-Office, besonders Outlook, Word und Excel,
inklusive Maschinschreib-Fähigkeit)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1)
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2)
Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen
- Kenntnisse der universitären Strukturen
- Nachweis für Erfahrung in der universitären Verwaltung
- Nachweis für Erfahrung der Personaladministration
- Kenntnisse im Bereich von Forschungsadministration
- Nachweis für Erfahrung mit Akkreditierungsverfahren oder Qualitätssicherung
- Kenntnisse im Bereich der Förderlandschaft von Forschungsprojekten
- Sicherer Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen und Online-Meeting-
Plattformen (MS Teams)
- Affinität zu Tieren bzw. Verständnis für landwirtschaftliche Nutztier-Betriebe bzw. –
Umgebung
Was wir bieten
- Top-Universität: Die Vetmeduni ist eine der führenden veterinärmedizinischen
akademischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas
- Stabiler Arbeitgeber
- Attraktiver Campus
- Persönliche und berufliche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Präventive und medizinische Gesundheitsförderung
- Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
- Kinderbetreuungs- und Ferienbetreuungsangebote
- Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen
- Mitarbeiter:innenevents
Kennzahl: 2026/0190
Datum: 29.07.2026
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Mindestentgelt
Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der oben
angegebenen Einstufung beträgt EUR 2.759,20 brutto monatlich auf Basis Vollzeit (40
Stunden/Woche). Je nach fachlicher Qualifikation und tätigkeitsspezifischer Berufserfahrung ist
eine höhere Vergütung möglich.
Bewerbung
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Zeugnissen mit der Kennzahl 2026/0190, welche Sie
per E-Mail an bewerbungen@vetmeduni.ac.at übermitteln. Bitte führen Sie die Kennzahl
unbedingt an, da wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können.
Bitte legen Sie Ihrer Bewerbung unbedingt bei:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf, der mindestens alle erforderlichen Kriterien adressiert
- Zeugnisse (Matura/Reifeprüfung, Dienstzeugnisse)
Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung
aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens
entstanden sind.
Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats „hochschuleundfamilie“, daher freuen wir uns
über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von
Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen willkommen. Bei Rückfragen dazu
wenden Sie sich gerne an unsere Behindertenvertrauensperson
https://www.vetmeduni.ac.at/betriebsrat/unsere-behindertenvertrauenspersonen
Kontakt für weiterführende Informationen
Katharina Kreml
+43 1 25077 – 4901
katharina.kreml@vetmeduni.ac.at
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Kennzahl: 2026/0190
Datum: 29.07.2026
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Um dich für diesen Job zu bewerben, besuche bitte www.vetmeduni.ac.at.