Mitarbeiter/in in der Verwaltung (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für die Institutsadministration.

Ihre Aufgaben

• Personaladministration: Bearbeitung aller Personalangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung, Ansprechpartner/in in allen Personalangelegenheiten, Betreuung von Einstellungs- und Onboarding-Prozessen, Schnittstelle zur zentralen Personalabteilung,
• Finanzcontrolling: Budgetüberwachung, Mittelbewirtschaftung (Drittmittel/Grundmittel),
• Assistenz der Institutsleitung: Terminmanagement, Reisevor- und nachbereitung, Korrespondenz, Betreuung von Gästen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen.

Ihr Profil

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung
• Fundierte Kenntnisse in Personalprozessen und Controlling, idealerweise im Hochschul-/Forschungsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office 
• Sehr gute SAP Kenntnisse
• Strukturierte Arbeitsweise, hohe Serviceorientierung und Diskretion
• Sehr gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:
  

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort 
Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Vertragsdauer
2 Jahre

Eingruppierung
EG 9a TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Sylvia Kaiser
Personalservice (PSE)
sylvia.kaiser@kit.edu
+49 721 608-22438  

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 07.08.2026
Ausschreibungsnummer: 305/2026