Projektassistenz Digitales Reisemanagement (m/w/d)

Projektassistenz Digitales Reisemanagement (m/w/d)
Dezernat Finanzen | Zentrale Verwaltung, Universität Stuttgart

Befristet für zwei Jahre | Vollzeit (39,5h) | Vergütung bis Entgeltgruppe bis E10 TV-L je nach Qualifikation |📍 Campus Stadtmitte |📅 Start: zum nächst möglichen Zeitpunkt

Die Universität Stuttgart steht für exzellente, weltweit anerkannte Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit etwa 19.000 Studierenden und rund 5.800 Beschäftigten sind wir eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer – und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt mit einem Gesamthaushalt von über 660 Mio. Euro im Jahr.

Die Universität Stuttgart wirkt im hochschulübergreifenden Projekt bwReise an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Dienstreiseprozesse mit. Zu den anstehenden Aufgaben gehören insbesondere die Einführung der neuen Benutzeroberfläche RKA- HISinOne und von HIS-RKA 2.0 an der Universität Stuttgart.

Das Dezernat Finanzen der Universität Stuttgart steht für eine moderne und dienstleistungsorientierte Verwaltung. Für unsere Abteilung Finanzbuchhaltung, Universitätskasse und Reisekosten suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Projektassistenz Digitales Reisemanagement (m/w/d).

Ihr Aufgabengebiet

Sie unterstützen die Projektleitung, die Fachexpertin und des Teams Reisekosten im Rahmen des Projekts bwReise die Einführung des Digitalen Reisemanagements an der Universität Stuttgart. Dabei behalten Sie Aufgaben und Termine zuverlässig im Blick, unterstützen die fachliche Einführung und begleiten die Erprobung sowie Optimierung neuer Systemfunktionen im Alltag.

Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehört:

• Unterstützung der Projektleitung, der Fachexpertin und des Teams Reisekosten im laufenden Projektgeschäft sowie bei der Vorbereitung und Umsetzung der nächsten Projektschritte

• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und hochschulübergreifenden Treffen einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben

• Mitarbeit bei der Abstimmung mit den beteiligten Hochschulen, dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg und weiteren Projektpartnern

• Aufnahme, Strukturierung und Dokumentation fachlicher Anforderungen sowie Mitarbeit an der Pflege und Weiterentwicklung des Anforderungskatalogs

• Unterstützung bei der Einführung der neuen Benutzeroberfläche RKA- HISinOne und von HIS-RKA 2.0 an der Universität Stuttgart

• Mitarbeit bei der Planung und Koordination von Tests sowie Durchführung und Weiterentwicklung von Testfällen in enger Abstimmung mit der Projektleitung und der Fachexpertin

• Systematische Dokumentation von Testergebnissen und Fehlern sowie Begleitung der Fehlerbehebung im Austausch mit der Entwicklung

• Unterstützung bei der Abstimmung einheitlicher Testverfahren und beim hochschulübergreifenden Erfahrungsaustausch

• Bearbeitung von Anfragen im Ticketsystem, Pflege des Chatbots sowie Unterstützung bei der Verwaltung von Rollen und Berechtigungen

• Erstellung und Aktualisierung von Handbüchern, Schulungsunterlagen und visuellen Arbeitshilfen, beispielsweise Schulungsvideos

• Vorbereitung und Durchführung von Schulungen in Abstimmung mit der Fachexpertin sowie Unterstützung des Teams bei der Einführung neuer Anwendungen

• Verständliche und adressatengerechte Aufbereitung von Informationen und Sachverhalten für die verschiedenen Projektbeteiligten

Ihr Profil

• Abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung

• Interesse an der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Freude daran, sich in neue Anwendungen und fachliche Fragestellungen einzuarbeiten

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

• Idealerweise Erfahrung mit digitalen Werkzeugen für Zusammenarbeit und Projektorganisation, beispielsweise Confluence, Microsoft Teams oder Webex

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Freude an organisatorischen und koordinierenden Aufgaben

• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich und nachvollziehbar aufzubereiten

• Freundliches und professionelles Auftreten sowie Service- und Dienstleistungsorientierung

• Idealerweise Erfahrung in der Projektunterstützung, im Testen von Software oder im Hochschul- beziehungsweise Verwaltungsumfeld

• Kenntnisse im Bereich Dienstreisen und Reisekosten sowie im Landesreisekostengesetz Baden-Württemberg sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• Ein befristetet Arbeitsverhältnis für 2 Jahre im öffentlichen Dienst

• Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder bis EG 10 TV-L

• Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung

• Ein familienfreundliches Umfeld

• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart Stadtmitte, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln

• Einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr (Job Ticket BW)

• Persönliche Entwicklungsperspektiven & vielseitige Weiterbildungsangebote

• Angenehme und kollegiale Arbeitsatmosphäre

• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

• Die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office

• Anspruchsvolle Aufgabengebiete und eine mitarbeiterorientierte Einarbeitung

Informieren Sie sich auch im Internet unter https://www.uni-stuttgart.de/universitaet/arbeitgeberin/ über die vielfältigen Angebote und Leistungen für unsere Mitarbeitenden.

Finden Sie sich hier wieder?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Ihre vollständige und aussagekräftige Bewerbung in einem pdf-Dokument per E-Mail bis einschließlich 16.12.2026 an bewerbung.dez.finanzen@verwaltung.uni-stuttgart.de. Nach dem 16.12.2026 eingehende Bewerbungsunterlagen können nicht mehr berücksichtigt werden.

Bitte beachten Sie bei der Übersendung Ihrer Bewerbung per E-Mail, dass bei diesem Übermittlungsweg Ihre Daten unverschlüsselt sind und unter Umständen von Unbefugten zur Kenntnis genommen oder auch verfälscht werden könnten.

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 2 und 3 im Jahr 2027 statt.

Wir behandeln Ihre Unterlagen selbstverständlich vertraulich. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier. Leider können wir keine Bewerbungs- oder Vorstellungskosten erstatten.

Sie haben noch Fragen?

Frau Derya Hibinger, Leitung der Abteilung Finanzbuchhaltung, Universitätskasse und Reisekosten, freut sich über Ihren Anruf unter 0711 / 685 82750 oder Ihre E-Mail an derya.hibinger@verwaltung.uni-stuttgart.de

Vielfalt und Chancengleichheit

Die Universität Stuttgart steht für Chancengleichheit und gelebte Vielfalt. Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

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