Office Manager (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Als dynamisch wachsendes und international renommiertes Forschungsinstitut erweitern wir unser Institutsbüro. Als Teil des Verwaltungsteams übernehmen Sie Aufgaben in den folgenden Bereichen:

• Interne und externe Kontaktperson des Instituts
• Assistenz der Institutsleitung
• Personalverwaltung für akademisches und studentisches Personal des Instituts
• Budgetcontrolling und Einkaufsmanagement
• Planen, Steuern und Verwalten des Institutsbudgets und von Projektbudgets unterschiedlicher Drittmittelgeber
• Schnittstelle zwischen Geldgebern, KIT-internen Serviceabteilungen sowie dem Institut in den Projekt-Anbahnungsphasen
• Unterstützung beim Forschungsprojektmanagement und bei Projektberichten
• Mitwirkung bei der Erstellung von Förderanträgen und Konsortialverträgen

Die Stelle kann je nach Verfügbarkeit auch in Teilzeit besetzt werden.

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Office- und Projektmanagement
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Strukturierte, präzise und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:
  

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort 
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
unbefristet

Eingruppierung
EG 10 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Patrick Dolzinski
Personalservice (PSE)
patrick.dolzinski@kit.edu
+49 721 608-25030  

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 16.08.2026
Ausschreibungsnummer: 317/2026