Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

Das Africa Centre for Transregional Research sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d) Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

• Bewerbungsfrist: 19. Juli 2026
• Eintrittstermin: 1. September 2026
• Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (25 %)
• Kennziffer: 00005056

Beschreibung

ACT, das Afrika-Zentrum für Transregionale Forschung an der Universität Freiburg, ist Gastgeber für afrikanische Forscher*innen und ein Kompetenz-, Service- und Informationszentrum für Europäische Afrikastudien in Lehre, Forschung und Innovation. Das ACT hat sich zum Ziel gesetzt, ein differenziertes Bild afrikanischer Wirklichkeit in der breiten Öffentlichkeit zu etablieren. 

Dem ACT obliegen die inhaltliche und administrative Leitung des seit dem 1.3.2018 BMBF-geförderten Maria Sibylla Merian Institute for Advanced Studies in Africa (MIASA) an der University of Ghana, Legon/Accra. MIASA setzt sich für den Abbau globaler Asymmetrien in der Wissensproduktion und eine stärkere Zusammenarbeit von Forschenden über Disziplinen- und Ländergrenzen hinweg ein. Das übergeordnete Ziel von MIASA ist es, die weltweite Sichtbarkeit der geistes-, sozial- und kulturwissenschaftlichen Forschung von Wissenschaftler*innen aus Subsahara-Afrika zu erhöhen. Um dieses Ziel zu erreichen, vergibt das Forschungskolleg Stipendien für Nachwuchsforscher*innen sowie für etablierte Wissenschaftler*innen.

Die Aufgaben

Sie bewirtschaften die Finanzmittel von MIASA und unterstützen die Projektkoordination bei allen administrativen Aufgaben. Dabei sind Sie verantwortlich für den Zahlungsverkehr und die Vorbereitung der Reisekosten für die Abrechnungsstelle. Sie führen die Projektcontrollings und unterstützen bei der Erstellung der Verwendungsnachweise und der finanziellen Berichte. Sie kommunizieren mit Lieferanten und Forschenden und bereiten Mittelabrufe vor.

Zudem unterstützen Sie das Team von MIASA bei der Organisation und Durchführung von MIASA Veranstaltungen. Sie unterstützen internationale Reisende bei der Buchung von Reisen und Prüfung der Einhaltung der Vorgaben zu Reisekosten, sowie bei der Abrechnung und Fertigstellen von Dienstreisen (inkl. Prüfung und Berechnung von Abschlägen). Sie übernehmen die Koordination mit div. Abteilungen der UFR, buchen Flüge, stellen Reiseunterlagen zusammen und geben diese weiter und kommunizieren direkt mit den Reisenden, auch auf Englisch.

Gelegentlich unterstützen Sie die Projektkoordination bei der Öffentlichkeitsarbeit und erstellen Inputs für die MIASA Webseite.

Bei Ihren Aufgaben stehen Sie in Abstimmung mit der zentralen Universitätsverwaltung, dem Team von MIASA und dem ACT sowie den internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern von MIASA.

Ihr Profil

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und erste Berufserfahrung im kaufmännisch-administrativen Bereich, bevorzugt in der öffentlichen Verwaltung, gesammelt.
• Sie verfügen über ein sehr gutes Zahlenverständnis und kennen sich in der Anwendung des Haushaltsrechts des Landes aus oder sind bereit, sich in kurzer Zeit in die entsprechenden rechtlichen Rahmenbedingungen einzuarbeiten.
• Sie arbeiten zuverlässig, präzise und gut organisiert; auch bei hohem Arbeitsaufkommen behalten Sie den Überblick.
• Sie haben sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere in MS Excel.
• Sie arbeiten gerne im Team und zeichnen sich durch freundliches und verbindliches Auftreten in der Kommunikation mit den verschiedenen Akteuren aus;
• Exzellente Deutschkenntnisse (C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau) runden Ihr Profil ab.

Unser Angebot

Eine vielseitige Aufgabe im Rahmen eines interessanten und internationalen Vorhabens. Sie sind eingebunden in ein professionelles, administratives Team. Es stehen Ihnen berufliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Weiterbildungsangebot offen. Die UFR bietet die Möglichkeit auf ein JobTicketBW oder Deutschlandticket sowie Hochschulsport und Corporate Benefits. Familienfreundlichkeit hat für uns einen hohen Stellenwert.

Die Bewerbungsgespräche werden voraussichtlich zwischen dem 23. und dem 30.07.2026 stattfinden.

Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.06.2027, eine Verlängerung bis 2030 ist vorbehaltlich der Finanzierung wahrscheinlich.

Die Stelle ist befristet bis 30. Juni 2027. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00005056 bis spätestens 19. Juli 2026. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Africa Centre for Transregional Research
z.Hd. Frau Anika Becher
Windausstr. 16
D-79110 Freiburg
E-Mail: anika.becher@act.uni-freiburg.de

Elektronische Bewerbungen bitte in einem pdf-Dokument.

Für nähere Informationen steht Ihnen Herr Luca Hanenberg unter Tel. +49 761 203 97414 oder E-Mail luca.hanenberg@act.uni-freiburg.de zur Verfügung.

Allgemeine und rechtliche Hinweise

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz).
Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.

Datenschutz

Werden Sie Teil der Universität Freiburg, einer der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands – mit einer einzigartigen Vielfalt und Verschränkung von Fächern und Perspektiven in einer der beliebtesten Städte im Herzen Europas.