Mitarbeiter:in Office Management (bevorzugt Personen mit begünstigter Behinderung)

Über uns

Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber:innen der Region mit rund 4.000 Mitarbeiter:innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.

In diesem Video geben wir einen Einblick in das Arbeitsumfeld der TU Graz: HIER

Organisationseinheit

Institut für Molekulare Biotechnologie

Aufgaben

• Allgemeine Unterstützung und Mitarbeit im administrativen und organisatorischen Office Management für das Institut, insbesondere unterstützende Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (E-Mail und Post), Hilfe beim Terminmanagement und Koordination von Kalendern, Postbearbeitung sowie Hilfe bei der Durchführung von Bestellungen und Verwaltung von Büromaterial.
• Unterstützung bei der administrativen Abwicklung der Lehrveranstaltungsorganisation, einschließlich Unterstützung bei der Planung von Lehrveranstaltungen, Studien- und Prüfungsadministration, Pflege von Lehrveranstaltungsdaten in universitären Verwaltungssystemen sowie organisatorische Unterstützung der Lehrenden.
• Mithilfe bei der Organisation sowie Planung und Abrechnung von Dienstreisen, dies umfasst Mithilfe bei Reisebuchungen, beinhaltet die Anforderung von diversen Belegen für die Reisekostenabrechnungen sowie administrative Unterstützung bei der Einhaltung der universitären Reiserichtlinien.
• Mitarbeit bei der Betreuung und Beratung von Studierenden, Mitarbeiter:innen und externen Personen, insbesondere als erste Anlaufstelle im Institutssekretariat für organisatorische und administrative Anliegen sowie Unterstützung bei allgemeinen Informationsanfragen.
• Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts, insbesondere Unterstützung bei der Gestaltung, Aktualisierung und Pflege von Webseiten sowie bei der Erstellung und Aufbereitung von Informationsmaterialien.
• Mithilfe bei der Organisation und administrative Unterstützung bei Veranstaltungen und Events, z. B. Workshops, Seminaren, Vorträgen oder Konferenzen, einschließlich Unterstützung bei der Terminplanung, Raumorganisation, Kommunikation mit Teilnehmer:innen und organisatorischer Vor- und Nachbereitung.
• Unterstützung bei administrativen Prozessen innerhalb des Instituts, wie z. B. Dokumentation, Ablage und Archivierung von Unterlagen, Vorbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung.

Falls es gesundheitlich erforderlich ist, ist reines Backoffice möglich, wobei die Aufgaben überwiegend administrative Tätigkeiten ohne regelmäßigen Parteienverkehr umfassen können.

Zulassungsvoraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/Bürokaufmann) oder eine vergleichbare Berufsausbildung im administrativen oder organisatorischen Bereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse

Wünschenswerte Qualifikationen

• Bewerbungen von Personen mit Behinderung (Begünstigtenstatus) sind ausdrücklich erwünscht und werden bevorzugt berücksichtigt.
• Erfahrung im Büro- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung, öffentlichen Verwaltung oder vergleichbaren Organisation
• Gutes Organisationsgeschick, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
• Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie ein serviceorientierter Umgang mit Studierenden, Mitarbeiter:innen und externen Personen
• Gute Englischkenntnisse zur Kommunikation in einem internationalen universitären Umfeld sind von Vorteil
• Freude an der Arbeit in einem universitären und multikulturellen Umfeld sowie Interesse an administrativen Abläufen im Wissenschafts- und Hochschulbereich
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• SAP-Kenntnisse oder Erfahrung mit administrativen IT-Systemen sind von Vorteil

Wir bieten

Institut für Molekulare Biotechnologie – Robert Kourist

Adresse

Technische Universität Graz
Dekan der Fakultät für Technische Chemie, Verfahrenstechnik und Biotechnologie
Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr.techn. Dr.h.c. Bernd Nidetzky
Petersgasse 10-12
8010 Graz

Gleichstellung & Diversität

Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle von Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Bei der Personalauswahl dürfen Personen aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion oder der Weltanschauung, des Alters oder der sexuellen Orientierung nicht benachteiligt werden (Antidiskriminierung).

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.