Das Wichtigste in Kürze
- Archivare bewerten, erschließen und sichern Unterlagen von bleibendem Wert, in Papier wie digital.
- Voraussetzungen: je nach Laufbahn die FaMI-Ausbildung, ein archivwissenschaftliches Bachelor-Studium (gehobener Dienst) oder ein Master plus Archivreferendariat (höherer Dienst).
- Typische Aufgaben: Unterlagen bewerten und übernehmen, Bestände erschließen, Material konservieren, Nutzer im Lesesaal und online betreuen.
- Drei Laufbahnen: FaMI Fachrichtung Archiv (duale Ausbildung), gehobener Archivdienst (Studium) und höherer Archivdienst (Fachstudium, in aller Regel mit Promotion, plus Referendariat).
- Universitätsarchive sichern die Überlieferung der Hochschulen: Akten, Nachlässe von Wissenschaftlern, Foto- und Sammlungsbestände.
- Die digitale Langzeitarchivierung ist das Zukunftsthema des Berufs.
- Vergütet wird nach TV-L beziehungsweise Beamtenbesoldung je nach Laufbahn; das Stellenangebot ist klein, aber stetig.
Was ist ein Archivar?
Ein Archivar übernimmt, bewertet und erschließt Unterlagen von bleibendem Wert und macht sie für Verwaltung, Forschung und Öffentlichkeit nutzbar. Anders als die Bibliothek, die veröffentlichte Medien sammelt, bewahrt das Archiv Einmaliges: Akten, Urkunden, Nachlässe, Fotografien und zunehmend digitale Unterlagen, deren Verlust unwiederbringlich wäre.
Das Archiv ist dabei kein passives Lager. Bleibenden Wert hat nur ein Bruchteil dessen, was in Behörden und Hochschulen an Schriftgut entsteht, und der Archivar trifft die Auswahl. Für staatliche und kommunale Stellen ist die Archivierung eine gesetzliche Pflichtaufgabe nach den Archivgesetzen des Bundes und der Länder. Der Beruf verbindet deshalb historische Fachkompetenz mit Verwaltungsarbeit und zunehmend mit IT-Aufgaben.
Was macht ein Archivar?
Die Arbeit im Archiv folgt dem Lebenszyklus der Unterlagen: von der Übernahme über die Erschließung und Erhaltung bis zur Nutzung. Vier Kernaufgaben prägen den Beruf, ergänzt um die Rechtsarbeit an Schutzfristen, Datenschutz und Nutzungsrechten:
Bewerten
Die Kernkompetenz des Berufs: Der Archivar entscheidet, welche Akten dauerhaft übernommen werden und welche vernichtet werden dürfen. Nur ein kleiner Teil aller Unterlagen einer Institution hat bleibenden Wert, und diese Auswahl ist endgültig, was kassiert ist, ist für immer verloren. Bewertungsentscheidungen verlangen deshalb Fachwissen über die Institution, ihre Geschichte und die Fragen künftiger Forschung.
Erschließen
Übernommene Bestände müssen auffindbar werden: Der Archivar ordnet sie, beschreibt sie in Findmitteln und vergibt Signaturen, zunehmend in digitalen Systemen und Online-Portalen. Gute Erschließung entscheidet darüber, ob ein Forscher in fünfzig Jahren die richtige Akte in Minuten findet oder nie. Es ist Detailarbeit an tausenden Einheiten, die Sorgfalt und Systematik über lange Strecken verlangt.
Erhalten
Papier zerfällt, Tinte verblasst, und digitale Formate veralten schneller als jedes Papier: Der Archivar konserviert gefährdetes Material, lässt restaurieren und sorgt mit Klimatisierung und sachgerechter Lagerung vor. Das Zukunftsthema ist die digitale Langzeitarchivierung, also das Lesbar-Halten elektronischer Unterlagen über Jahrzehnte. Sie verändert den Beruf derzeit stärker als alles andere und macht IT-Kompetenz zur Kernanforderung, denn eine Akte von 1890 lässt sich notfalls auch in hundert Jahren noch lesen, eine Datei in einem eingestellten Format womöglich schon in zwanzig nicht mehr.
Nutzbar machen
Archive leben von ihrer Nutzung: Der Archivar berät Wissenschaftler und Bürger im Lesesaal, beantwortet schriftliche Anfragen, stellt Bestände in Online-Portalen bereit und wirkt an Ausstellungen und Jubiläen mit. Dabei wacht er über Schutzfristen, Datenschutz und Nutzungsrechte, denn nicht alles, was archiviert ist, darf sofort eingesehen werden. Diese Rechtsarbeit gehört zum Tagesgeschäft.
An Universitäten führt das Universitätsarchiv die Überlieferung der Hochschule: Rektorats- und Fakultätsakten, Prüfungsunterlagen, Nachlässe bedeutender Wissenschaftler, historische Fotos und Sammlungen. Es dient der eigenen Verwaltung ebenso wie der Wissenschaftsgeschichte, von der Jubiläumsausstellung bis zur Aufarbeitung dunkler Kapitel der Universitätsgeschichte. Wo das Archiv im Gefüge der Hochschule steht, zeigt unser Überblick über die Berufe an der Universität.
Wie wird man Archivar?
Das Archivwesen ist streng nach Laufbahnen organisiert. Die FaMI-Ausbildung, Fachrichtung Archiv, ist der duale Einstieg: Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste übernehmen Magazinverwaltung, Nutzerbetreuung und einfache Erschließung. Der gehobene Archivdienst setzt ein Studium des Archivwesens voraus, angeboten etwa an der Archivschule Marburg oder der Fachhochschule Potsdam, teils als Anstellung mit integriertem Studium bei einem Archivträger. Der höhere Archivdienst, aus dem die Archivleitungen kommen, verlangt üblicherweise ein Fachstudium (klassisch Geschichte) mit Promotion plus das Archivreferendariat. Die Plätze aller drei Wege sind begrenzt, dafür ist die Übernahmequote traditionell hoch: Wer die Ausbildung schafft, findet in aller Regel eine Stelle.
Wo arbeiten Archivare?
Die Archivlandschaft ist vielfältiger, als ihr Ruf vermuten lässt. Die großen Arbeitgeber sind die staatlichen Archive des Bundes und der Länder sowie die Kommunalarchive der Städte und Kreise. Daneben stehen die Universitätsarchive, Kirchen-, Wirtschafts- und Medienarchive, Parlaments- und Stiftungsarchive sowie die Archive von Vereinen und Verbänden. Für Berufseinsteiger heißt das: Wer örtlich flexibel ist, findet in fast jeder Region Stellen, und wer ein thematisches Zuhause sucht, vom Fußballverein bis zum Konzern, findet auch das. Die Universitätsarchive besetzen dabei eine reizvolle Nische zwischen Verwaltungs- und Wissenschaftsgeschichte, oft mit engem Draht zur historischen Forschung des eigenen Hauses.
Welche Soft Skills werden benötigt?
Soft Skills sind die überfachlichen Fähigkeiten, die neben der Fachausbildung über gute Archivarbeit entscheiden. Der Beruf verlangt eine seltene Kombination:
- Urteilskraft bei endgültigen Bewertungsentscheidungen
- Genauigkeit über lange Strecken
- Technikkompetenz für die digitale Langzeitarchivierung
- Serviceorientierung gegenüber Forschung und Öffentlichkeit
- Historisches Verständnis, im Altbestand auch Paläographie
Die vier wichtigsten im Detail:
Urteilskraft
Bewertungsentscheidungen sind endgültig: Was kassiert ist, ist unwiederbringlich verloren, was übernommen wird, bindet auf Dauer Magazinfläche und Arbeitszeit. Der Archivar wägt deshalb ab, welche Unterlagen künftige Fragen an die Vergangenheit beantworten könnten, auch Fragen, die heute noch niemand stellt. Diese Verantwortung macht den Beruf intellektuell anspruchsvoller, als sein Ruf vermuten lässt.
Genauigkeit über lange Strecken
Erschließung ist Detailarbeit an tausenden Einheiten, bei der jede Signatur, jede Datierung und jeder Namenseintrag stimmen muss. Fehler fallen oft erst Jahre später auf, wenn eine Akte nicht mehr auffindbar ist. Wer Freude an sauberer, systematischer Arbeit hat, empfindet genau das als befriedigend statt als monoton.
Technikkompetenz
Die digitale Langzeitarchivierung, also das Lesbar-Halten elektronischer Unterlagen über Jahrzehnte, ist das große Zukunftsthema des Berufs. Formate migrieren, Metadaten standardisieren, Archivsysteme betreiben: Aus dem vermeintlich verstaubten Beruf ist ein IT-nahes Spezialgebiet geworden, in dem technikaffine Archivare besonders gefragt sind.
Historisches Verständnis
Wer Bestände bewerten und erschließen will, muss die Institutionen und Epochen verstehen, aus denen sie stammen. Im historischen Bestand kommt die Paläographie hinzu, die Kunst, alte Handschriften zu lesen, ohne sie bleiben ganze Bestände stumm. Diese Verbindung aus Geschichtswissen und Handwerk macht den Reiz des Berufs aus.
Wie hoch ist das Gehalt eines Archivars?
An staatlichen Hochschulen und Landesarchiven wird nach dem TV-L vergütet, verbeamtete Archivare nach der Besoldungsordnung ihres Landes. Wie für Bibliotheken kennt die Entgeltordnung auch für Archive keine eigene Fallgruppe, sondern verweist auf die allgemeinen Tätigkeitsmerkmale. Maßgeblich ist deshalb der Laufbahnzweig, und der folgt der Ausbildung:
| Entgeltgruppe | Typische Position | Stufe 1 | Stufe 6 |
|---|---|---|---|
| E 9b | Gehobener Archivdienst: Erschließung, Bestandserhaltung, Benutzung | 3.620,10 € | 5.014,87 € |
| E 11 | Besonders anspruchsvolle Aufgaben, Referats- oder Sachgebietsleitung | 4.178,35 € | 6.050,95 € |
| E 13 | Höherer Archivdienst: wissenschaftlicher Archivar nach Referendariat | 4.759,37 € | 6.764,69 € |
| E 14 | Leitung eines Universitätsarchivs oder einer Archivabteilung | 5.143,59 € | 7.194,48 € |
Monatliche Grundentgelte ab 01.04.2026 (Quelle: Tarifgemeinschaft deutscher Länder, Anlage B zum TV-L und Tarifeinigung vom 14.02.2026). Die Zuordnung der Entgeltgruppen beruht auf der Auswertung der Ausschreibungen. Quelle: akademische-jobs.de.
Weil das Berufsfeld klein ist, sind Ausschreibungen selten, und die Bandbreite in unserer Datenbank entsprechend dünn. Als Orientierung gilt: Der gehobene Dienst nach dem Bachelor beginnt in der E 9b, der höhere Dienst nach Master und Archivreferendariat in der E 13. Das Referendariat ist der entscheidende Engpass, es wird nur in kleiner Zahl vergeben und ist der Schlüssel zu Leitungspositionen.
Verbeamtete Archivare werden nach Landesbesoldung bezahlt, im gehobenen Dienst üblicherweise ab A 9, im höheren Dienst ab A 13; die Sätze unterscheiden sich je nach Bundesland. Zum Tarifgehalt kommen Jahressonderzahlung und die betriebliche Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes.
Aktuelle Archiv-Stellen
Das Berufsfeld ist klein und Ausschreibungen der Universitätsarchive erscheinen entsprechend punktuell, auf akademische-jobs.de laufen sie im Bereich Verwaltung und Technik zusammen. Für die überregionale Suche lohnt zusätzlich der Stellenmarkt des Verbands deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA).
Aktuelle Archiv-Stellen
Aktuell 4 offene Archiv-Stellen auf akademische-jobs.de.
Mitarbeiter*in im Universitätsarchiv (w/m/d)
Projektmitarbeiter*in Global data archives: BMRBe (m/w/d)
Mitarbeiter*in im Universitätsarchiv
Fazit
Der Archivar ist der Langzeitverantwortliche des Wissenschaftsbetriebs: Was er heute bewertet und sichert, entscheidet darüber, welche Fragen künftige Generationen an die Vergangenheit stellen können. Das Berufsfeld ist klein und die Ausbildungswege sind eng getaktet, dafür winken hohe Übernahmesicherheit, sinnstiftende Arbeit und mit der digitalen Langzeitarchivierung ein Zukunftsthema mitten im Kulturerbe. Wer Geschichte, Systematik und Technik verbinden möchte, findet kaum einen passenderen Beruf. Wir hoffen, dass wir Ihnen damit weiterhelfen konnten!
FAQ: Häufige Fragen zum Archivar
Was ist der Unterschied zwischen Archivar und Bibliothekar?
Die Bibliothek sammelt veröffentlichte Medien, die grundsätzlich ersetzbar sind; das Archiv bewahrt einmalige, unveröffentlichte Unterlagen, deren Verlust endgültig wäre. Entsprechend unterschiedlich arbeiten beide Berufe: Der Bibliothekar erschließt für die breite Nutzung, der Archivar bewertet, schützt und regelt den Zugang über Schutzfristen.
Braucht man für den Archivberuf ein Geschichtsstudium?
Nur für den höheren Archivdienst ist das Fachstudium (klassisch Geschichte, in aller Regel mit Promotion) der übliche Weg. FaMI-Ausbildung und gehobener Dienst führen ohne Geschichtsstudium ins Archiv, dort zählen Systematik und Verwaltungskompetenz.
Was verdient ein Archivar?
Je nach Laufbahn: FaMI im mittleren Tarifbereich, gehobener Dienst darüber, höherer Dienst am oberen Ende, nach TV-L/TVöD oder Beamtenbesoldung des Trägers. Die konkrete Eingruppierung steht in der Ausschreibung; die Stellensicherheit ist dafür außergewöhnlich hoch.
Wie kommt man ins Archivreferendariat?
Die Referendariate für den höheren Archivdienst schreiben die Archivverwaltungen der Länder und des Bundes aus, üblicherweise mit Fachstudium und Promotion als Voraussetzung. Die Plätze sind rar und die Auswahl ist kompetitiv; einschlägige Praktika, Hilfskrafterfahrung im Archiv und historische Hilfswissenschaften im Studium verbessern die Chancen deutlich.
Hat der Beruf im digitalen Zeitalter noch Zukunft?
Mehr denn je: Gerade digitale Unterlagen gehen ohne professionelle Langzeitarchivierung verloren, Formate veralten, Systeme werden abgeschaltet. Die elektronische Archivierung ist das Wachstumsfeld des Berufs und macht Archivare mit IT-Kompetenz besonders gefragt.