Verwaltungssekretär:in

Verwaltungssekretär:in

Über die Stelle

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10’000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

Aufgaben

Sie sind für den Empfang des Instituts verantwortlich und fungieren als erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende sowie Besucher und Gäste. Darüberhinaus übernehmen Sie administrative Aufgaben.

• Empfang, Information und Orientierung der Besucher; Sicherstellung der Zutrittsberechtigungen
• Raum- und Arbeitsplatzorganisation
• Telefonbetreuung, Terminkoordination, Raumreservierung sowie Telecom-Delegation für das Institut
• Entgegennahme, Verteilung und Versand der Post
• Mitorganisation und Betreuung von Veranstaltungen und Sitzungen
• Einkauf und Verwaltung von Büromaterial
• Allgemeine Korrespondenz (Deutsch und Englisch) sowie diverse administrative Aufgaben
• Unterstützung im HR-Management: (u.a. Bearbeitung von Ein- und Austritten; Vorbereitung von Formularen wie MAG und Stellenbeschreibungen)
• Mitarbeit im Rekrutierungsprozess (Koordination sowie Aufschalten von Stelleninseraten)
• Finanzadministration: Weiterleitung von Rechnungen an KWF, Mitarbeit im KWF (materielle Prüfung) sowie weitere Aufgaben

Anforderungen

• Kaufmännische Grundausbildung oder äquivalente Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion, vorzugsweise im universitären Umfeld
• Stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse
• Gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Selbständige, zuverlässige Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierte sowie souveräne und verantwortungsbewusste Persönlichkeit

Ausbildung

Berufslehre

Benefits

Unsere Mitarbeitenden profitieren von vielfältigen und attraktiven Angeboten. Erfahre mehr unter: https://www.uzh.ch/de/explore/work.html.