Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) – Betreuung internationaler Wissenschaftler*innen

Der Exzellenzcluster PRISMA++ („Precision Physics, Fundamental Interactions and Structure of Matter“) befasst sich mit den grundlegenden Fragen nach der Natur der fundamentalen Bausteine der Materie und ihrer Bedeutung für die Physik des Universums. Der Betrieb des Mainz Institute for Theoretical Physics (MITP) gehört zu den Hauptinitiativen des Clusters. Das Institut hat die Rolle eines internationalen Theoriezentrums in Deutschland. Hierzu organisiert das MITP wissenschaftliche Programme, Workshops und Konferenzen in Zusammenarbeit mit externen Wissenschaftler*innen und den an PRISMA+ beteiligten theoretisch arbeitenden Wissenschaftlern. Es unterstützt internationale Wissenschaftler*innen bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Aufenthalte in Mainz.

• Beratung, Information und aktive Unterstützung in- und ausländischer Wissenschaftler*innen bei der der Planung und Durchführung ihres Aufenthaltes in Mainz (u.a. Suchen von Unterkünften, Hilfestellung bei Visumsbeantragung, Organisation von Kinderbetreuung, etc.)
• Bearbeitung von Rechnungen nach Vorgaben, z.B. Ausfertigung von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen, Einleitung von Umwidmungen, Reisekostenabrechnungen
• Inhaltliche und formale Gestaltung von Informationsmaterial sowie Serviceseiten auf den Webseiten des MITP
• Organisation von Veranstaltungen, wissenschaftlichen Konferenzen und akademischen Feiern

• eine abgeschlossene Ausbildung als Reiseverkehrskauffrau/-mann bzw. Hotelfachfrau/-mann oder einen vergleichbaren Abschluss im Reisebereich bzw. nachweisbare Erfahrungen im Geschäftsreisebereich sind wünschenswert
• Kenntnisse in der Veranstaltungsplanung
• Kenntnisvon Beratungstechniken
• sicherer Umgang mit den gängigen Datenverarbeitungsprogrammen (MS Office-Paket)
• Kenntnis des Konferenzmanagementsystem Indico (CERN) oder ähnlicher Systeme wünschenswert
• Kenntnis der wichtigen Anbieter im Geschäftsreisebereich wie Airlines, Hotelketten und Autovermietungen
• exzellente schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher und englischer Sprache (mind. Niveau C1), Kenntnis einer weiteren Fremdsprache wünschenswert
• Kenntnisse der Struktur des Exzellenzclusters PRISMA++, des MITP und der JGU von Vorteil
• ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und Sozialkompetenz im Umgang mit Wissenschaftler*innen in einem internationalen Umfeld

Die Stelle wird nach EG 9a TV-L vergütet und ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen.

Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen.

Bewerbungen älterer Menschen sind erwünscht.

Menschen mit Schwerbehinderung und die ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellten Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Sie sehen in diesen vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben eine persönliche Herausforderung? Dann bewerben Sie sich jetzt bis zum 13.09.2026 über unseren Button „Jetzt bewerben“ mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen [Anschreiben, Lebenslauf, relevante (Arbeits-)Zeugnisse (ggf. mit deutscher Anerkennung)].

Eine Einstellung in den öffentlichen Dienst des Landes Rheinland-Pfalz darf nur erfolgen, wenn Sie die Gewähr dafür bieten, jederzeit für die freiheitliche demokratische Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes und der Verfassung für Rheinland-Pfalz einzutreten.

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.