Sachbearbeitung (m/w/d) Digitalisierung der Hochschulverwaltung im Programm eAkte 2.0 und Kompetenzzentrum E-Akte.NRW Dezernat DT/P

• Start: 01.01.2027
• Vergütung: Vergütung nach E10 TV-L
• Umfang: Vollzeit
• Befristung: befristet (bis zum 31.12.2028)
• Arbeitsort: Bielefeld

Das Dezernat für Digitale Transformation und Prozessorganisation (DT/P) bietet zentrale Serviceleistungen für die Universität Bielefeld und deren wissenschaftliche Einrichtungen an. Dazu zählen Konzeption, Beratung und Unterstützung bei strategischen Entwicklungen im Informationsmanagement sowie bei strategischen Projekten und Prozessen. Unter anderem verantwortet das Dezernat Digitali-sierungsprojekte und -programme von strategischer Bedeutung. So wird derzeit im Dez. DT/P das eAkte 2.0-Programm verantwortet, das mehrere Projekte zusammenfasst, die digitale Vorgangsbearbeitung und Aktenführung an der Universität Bielefeld weiterentwickeln. Darüber hinaus ist das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw im Dezernat verortet. Das Kompetenzzentrum E-Akte.NRW berät die Hochschulen in Nordrhein-Westfalen bei der elektronische Vorgangsbearbeitung und koordiniert die Weiterentwicklung der eMasterakten sowie den Verbund Kompetenzzentrum E-Akte.nrw.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für das Project Management Office (PMO) des Programms „eAkte 2.0″ sowie für unterstützende Aufgaben im Kompetenzzentrum E-Akte.nrw.

Ihre Aufgaben

• Sachbearbeitung Kompetenzzentrum E-Akte.NRW (50 %)
  • eigenständiges Projektcontrolling und Monitoring der laufenden E-Akte-Projekte, inkl. Soll-Ist-Vergleichen, Risiko- und Abweichungsanalysen sowie Erarbeitung von Steuerungsempfehlungen
  • Vorbereitung und Organisation von Workshops, Meetings und offenen Sprechstunden, Termin- und Einladungsmanagement sowie Ergebnisdokumentation
  • Unterstützung im Veranstaltungsmanagement: Planung und Koordination von Informations- und Fachveranstaltungen, Abstimmung mit Dienstleistern, Auswertung von Teilnehmendenfeedback
• Sachbearbeitung Project Management Office (50 %)
  • Koordination und Nachverfolgung von Arbeitspaketen, Terminen inkl. Führen von Aufgaben- und Wiedervorlagelisten
  • Projektcontrolling, Monitoring und Reporting: Pflege von Status- und Fortschrittsübersichten, Erstellung regelmäßiger Berichte für Programmleitung und Gremien
  • Vorbereitung, Organisation und Dokumentation von Sitzungen, Meetings und Workshops sowie Kommunikation mit internen und externen Beteiligten; Anlaufstelle für organisatorische und terminliche Fragen im PMO
  • Unterstützung der Risiko- und Maßnahmenverfolgung: Führen des Risiko- und Maßnahmenregisters, Nachhalten von Fälligkeiten, Pflege des Wissensmanagements des Programms

Ihr Profil

• abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium (z. B. Bachelor)
• Erfahrung in der eigenständigen Koordination, im Controlling und in der Dokumentation komplexer, paralleler Vorgänge insbesondere in hochschulübergreifenden Projekten
• Fähigkeit, Informationen aus unterschiedlichen Quellen selbstständig zusammenzuführen, aufzubereiten und adressatengerecht zu kommunizieren
• Erfahrung in SAP-SRM
• Erfahrung in der Unterstützung von Beschaffungen, insbesondere von IT-Beschaffungen im öffentlichen Dienst
• sicherer Umgang mit Confluence
• sicherer Umgang mit d.velop documents
• strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Gender- und Diversitykompetenz bzw. die Bereitschaft zur Fortbildung in diesem Themenbereich
• Kenntnisse im Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines Wissensmanagements

Wir bieten

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button „JETZT BEWERBEN“ erreichen.