Sachbearbeiter*in (m/w/d) PJ-Büro Medizin

In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) PJ-Büro Medizin

Kennziffer: Tech26151

• Start: nächstmöglich
• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet

An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit an der Gestaltung einer modernen humanmedizinischen Fakultät mitzuwirken. Der Lehrbetrieb der Medizinischen Fakultät und des Universitätsklinikums OWL der Universität Bielefeld wurde im Wintersemester 2021/22 aufgenommen. Als Stelleninhaber*in sind Sie im Referat Studium und Lehre der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb. Als Stelleninhaber*in sind sie insbesondere für die organisatorische Abwicklung des Praktischen Jahres (PJ) verantwortlich. Das Praktische Jahr (PJ) ist der letzte Abschnitt des Medizinstudiums und dient der Anwendung und Vertiefung des theoretischen Wissens am Patientenbett unter fachärztlicher Supervision.
Wir suchen eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Organisationsgeschick.

Ihre Aufgaben

Organisatorische Abwicklung des Praktischen Jahres (PJ) (50 %):

• administrative Betreuung des Bewerbungsverfahrens, inklusive Pflege und Betreuung des PJ-Portals 
• Beratung von Studierenden im und zum PJ/ PJ im Ausland
• eigenständige Zusammenstellung und Bereitstellung relevanter Informationen zum PJ z. B. über das Lernmanagementsystem Moodle oder die Webseite Austausch mit prozessbeteiligten Personen (u. a. am UK OWL)
• Ausgabe von PJ-Logbüchern
• Organisation von PJ-Informationsveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Prüfungsamt 

Koordination und Mitwirkung bei der Organisation der M3-Prüfungen (50 %)

Unser Angebot

• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten Beruf aus dem Verwaltungs-, Bildungs-, Gesundheits- oder organisatorischen Bereich (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• exzellenter Umgang mit den gängigen Office-Programmen, insbesondere Excel, bzw. IT-Anwendungen und Datenbanksystemen
• sehr gute organisatorische und planerische Fähigkeiten
• hohe Belastungsfähigkeit, insbesondere in Zeiten mit großem Arbeitsaufkommen
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Software-Lösungen
• verhandlungssicher Kommunikation in Deutsch in Wort und Schrift, insbesondere auch in schwierigen Situationen (z. B. wegen Zeitdruck, unterschiedlicher Positionen u. ä.)
• Grundkenntnisse in Englisch
• Serviceorientierung
• Teamfähigkeit und Freude im Umgang mit Menschen
• zuverlässiges, selbständiges sowie lösungsorientiertes Arbeiten (Hands-On Mentalität)
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns

• idealerweise Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung oder im klinischen Kontext
• Erfahrung in der Arbeit mit dem PJ-Portal
• Erfahrung mit Lernmanagementsystemen (z. B. moodle)
• Kenntnisse von Prozessen und Strukturen der Gesundheitsversorgung und der studienorganisatorischen Anforderungen in der Medizin
• Kenntnisse im Umgang mit Rechtsnormen 

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button „JETZT BEWERBEN“ erreichen.

Bewerbungsfrist: 10.06.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.
Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.
Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit
vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.