- Start: nächstmöglich
- Vergütung: Vergütung nach E9a TV-L
- Umfang: Teilzeit
- Befristung: unbefristet
- Arbeitsort: Bielefeld
Ihre Aufgaben
Ihre Aufgabe ist im Wesentlichen die Planung, Organisation und Durchführung (inter)nationaler Veranstaltungen. Dies umfasst:
- Erstellung von Ablaufplänen; Auswahl und Buchung von Locations; Koordination der einzelnen Aspekte (Catering, Technik, Ausstattung); Überwachung von Meilensteinen und Fristen
- Teilnehmendenmanagement & Kommunikation: Erstellung von Einladungen; Pflege von Datenbanken; Korrespondenz mit Referent*innen und Gästen; Betreuung der Veranstaltungs-Website/App; Erstellung von Tagungsunterlagen
- Finanzmanagement: Kalkulation der Veranstaltungskosten; Einholen und Vergleichen von Angeboten (Vergaberecht NRW); Rechnungsprüfung und Budgetüberwachung; ggf. Abwicklung von Sponsoringverträgen
- Durchführung vor Ort: Ansprechperson für Dienstleister und Teilnehmer*innen; Krisenmanagement bei kurzfristigen Störungen im Ablauf
- Nachbereitung: Evaluation der Feedbackbögen; Erstellung von Abschlussberichten; Dokumentation; Verwendungsnachweis der Mittel
Ihr Profil
- vorzugsweise abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau*mann oder ein abgeschlossenes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium (z. B. Eventmanagement oder vergleichbar); jeweils mit nachgewiesenen einschlägigen Erfahrungen (zum Beispiel im Rahmen einer Berufstätigkeit, SHK-/WHK-Tätigkeiten oder aus Praktika)
- alternativ: andere geeignete verwaltungsbezogene oder kaufmännische Berufsausbildung oder ein entsprechendes Studium mit mehrjähriger einschlägiger und nachgewiesener Berufserfahrung
- ausgewiesene sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sicherer Umgang mit MS-Office
- interkulturelle Kompetenz
- selbstständige, eigenverantwortliche und engagierte Arbeitsweise
- ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- kooperativer, teamorientierter und transparenter Arbeitsstil
- Kommunikationsstärke und hohe Serviceorientierung
- Freude an Nachverfolgung
- Erfahrungen im internationalen Umfeld
Wir bieten
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button „JETZT BEWERBEN“ erreichen.
Um dich für diesen Job zu bewerben, besuche bitte jobs.uni-bielefeld.de.