Referent:in für Studien- und Prüfungsangelegenheiten (m/w/d)

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Organisationseinheit

Das Dekanat der Geisteswissenschaftlichen Fakultät ist das organisatorische Herzstück der Fakultät. Hier laufen viele Fäden zusammen und sorgen für ein buntes und vielseitiges Aufgabenspektrum. Das Team am Dekanat unterstützt die Fakultätsleitung ebenso wie Mitarbeiter:innen und Studierende der Fakultät in allen administrativen Belangen. Es ist zentrale Anlaufstelle für Anliegen rund um Lehre und Forschung,Personal, Ressourcen und Öffentlichkeitsarbeit.

Sie suchen nach einer abwechslungsreichen Tätigkeit? Diese, mit der Möglichkeit in vielfältigen Bereichen dazuzulernen und einschlägige Erfahrung zu sammeln, finden Sie bei uns!

Aufgabenbereich

• Werden Sie Teil eines Teams aus, Expert:innen, Berater:innen und Troubleshooter:innen! Serviceorientiert arbeiten wir mit den Tools Expertise, Humor und Geduld an Lösungen. Über den Tellerrand hinausblickend arbeiten wir selbstständig, aber unterstützen uns gegenseitig. Denn gemeinsam lassen sich Herausforderungen nämlich am besten meistern!
• Unterstützen Sie Student:innen mit studienrechtlichen Auskünften, Beratung und Hilfestellung. Im Rahmen des täglichen Parteienverkehrs – persönlich sowie per Telefon und E-Mail – interagieren Sie mit Studierenden und Lehrenden in deutscher und englischer Sprache.
• Sie bearbeiten selbstständig und eigenverantwortlich Anerkennungen, Abschlusszeugnisse sowie Studienabschlüsse und deren Ausfertigungen in UNIGRAZonline unter Einhaltung der studienrechtlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen (Studienrechtliche Bestimmungen der Satzung, Universitätsgesetz, Curricula, Verordnungen und Richtlinien).
• Dabei arbeiten Sie eng mit den zuständigen Curricula-Kommissions-Vorsitzenden, Anerkennungsbeauftragen, Studiendekan:innen sowie internen Einheiten und externen Bildungseinrichtungen zusammen und fungieren dabei auch als Auskunftsperson.
• Sie sind Troubleshooter:in für Studierende, Lehrende, Sekretariate uvm. bei Problemen mit UNIGRAZonline. Support und erste Fehlerrecherche, Erkennen von komplexen Zusammenhängen, Dokumentation und Prozessoptimierung im Bereich Studien- und Prüfungsangelegenheiten sind Teil dieser Arbeit in einem kompetenten, unterstützenden und kollegialen Team mit Weitblick.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Berufsausbildung (beispielsweise Abschluss einer berufsbildenden Schule)
• Berufserfahrung im administrativen Bereich (notwendig) und Berufserfahrung mit Kund:innen/Parteienverkehr (wünschenswert)
• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (MS Office Kenntnisse auf sehr gutem Niveau)
• UNIGRAZonline-Kenntnisse oder Kenntnisse gleichwertiger universitärer Organisationstools (wünschenswert)
• Verständnis für Curricula und Studienrecht (Universitätsgesetz, studienrechtliche Bestimmungen der Satzung, Verordnungen und Richtlinien)
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Hohe kommunikative Kompetenz und Freude am Umgang mit Studierenden im Rahmen des Parteienverkehrs, Hilfsbereitschaft, Freundlichkeit und Serviceorientierung, sicheres Auftreten
• Eigenverantwortliches und selbständiges Arbeiten sowie Bewusstsein für komplexe Zusammenhänge, gut strukturierte Arbeitsweise und Genauigkeit, gutes Zeit- und Selbstmanagement, Eigeninitiative sowie Durchsetzungsfähigkeit
• Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und Stressresistenz in Spitzenzeiten, Flexibilität im Umgang mit Veränderungsprozessen und Weiterbildungsbereitschaft

Wir bieten

Christina Hörzer I christina.hoerzer@uni-graz.at 

Gleichstellung & Diversität

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.