Projektassistent_in Forschung (m/w/d)

Im Department für Migration und Globalisierung gelangt folgende Position zur Besetzung:
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Ihre Rolle
Als Teil des Research Support Teams des Departments unterstützen Sie die operative Umsetzung von Forschungsprojekten und leisten einen wesentlichen Beitrag zur effizienten Gestaltung von Prozessen, zur Sicherstellung einer hohen Qualität administrativer Projektdaten sowie zur Einhaltung von Fördervorgaben. In enger Abstimmung mit dem Research Support Team, der Forschungsmanagerin des Departments bzw. der EU-Programmmanagerin begleiten Sie die administrativen Aspekte der Projektakquise, der Projektdurchführung und des Projektabschlusses. Für ausgewählte Aufgabenbereiche übernehmen Sie die selbstständige Koordination und Verantwortung.
Inseratsnummer/Advertisement No. SB26-0087

Projektassistent_in Forschung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

administrative Unterstützung der Koordination nationaler und internationaler Forschungsprojekte über den gesamten Projektzyklus

Unterstützung bei der Beantragung, Implementierung und administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (z. B. EU-Programme, FWF)

Vorbereitung und Einreichung von Förderanträgen in Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Projektleitungen, Research Development Officer / EU Programme Manager

eigenverantwortliche administrative Betreuung ausgewählter Projekte nationaler Förderschienen bzw. der Auftragsforschung

Unterstützung bei Projektcontrolling einschließlich Budgetmonitoring, Mittelverwaltung sowie Fristenmanagement

Erstellung und Aufbereitung von projektbezogenen Unterlagen, Zwischen- und Endberichten sowie Projektdokumentationen

Organisation und Koordination von Besprechungen, Workshops, Konferenzen und weiteren Veranstaltungen

Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektpartner:innen sowie internen Verwaltungseinheiten

administrative Unterstützung von Lehrveranstaltungen, Weiterbildungsangeboten und sonstigen Departmentaktivitäten erfolgt nachrangig nach Bedarf

Ihr Profil

Für die Bewerbung setzen wir folgende Qualifikationen voraus:

abgeschlossene Matura (idealerweise HAK) mit mindestens dreijähriger einschlägiger Berufserfahrung in der Projekt- oder Forschungsadministration; oder abgeschlossenes Hochschulstudium (mind. Bachelor), vorzugsweise in Betriebswirtschaft, Public Management oder einem verwandten Fachgebiet mit mindestens zweijähriger einschlägiger Berufserfahrung.

ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse (beide mind. C1), in Wort und Schrift

sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (insbesondere Word, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams und SharePoint)

sehr gute Kenntnisse in MS Excel, insbesondere in der Budgetverwaltung sowie der Datenaufbereitung und -auswertung

hohe Organisations- und Koordinationsfähigkeit

strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise

ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Forschenden, Fördergebern und internationalen Partnerorganisationen.

ausgeprägte Zahlenaffinität sowie Erfahrung im Umgang mit Budgets und Projektdaten

hohes Maß an Eigenverantwortung, Verlässlichkeit und Teamfähigkeit

Darüber hinaus sind folgende Kriterien wünschenswert:

Erfahrung im Umfeld nationaler und/oder internationaler Förderprogramme

Berufserfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder internationalen Umfeld

Erfahrung mit Content-Management-Systemen (WordPress, Magnolia, andere, vergleichbare Systeme)

Erfahrung mit digitalen Forschungs- und Publikationssystemen (z.B. Zenodo, Literaturverwaltungsprogramme oder Umfrage-Tools)

Interesse an Forschung zu Migration, Globalisierung und gesellschaftlichem Wandel

interkulturelle Kompetenz sowie ein sicherer und wertschätzender Umgang mit Menschen unterschiedlicher kultureller Hintergründe

Ihre Perspektive

Teilzeit (30 Std./Woche – Gleitzeit) vorerst befristet auf 3 Jahre; eine Weiterbeschäftigung wird bei entsprechender Projekt- und Finanzierungsentwicklung angestrebt

Mindestgehalt von EUR 2.759,20 brutto monatlich (14x) auf Vollzeitbasis, Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung

Einstufung gem. Kollektivvertrag der Universitäten §54 VwGr. IIIa

Möglichkeit zum Homeoffice nach Rücksprache mit der Führungskraft

Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung im Bereich Forschungsmanagement, Förderadministration und internationale Forschungsprojekte.

innovatives Arbeitsumfeld am Campus Krems

zahlreiche Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf

umfassende Angebote zur internen Weiterbildung und Coaching

umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung sowie des Universitäts-Sportinstituts (USI)

Die Universität für Weiterbildung Krems sieht in der Diversität ihrer Mitarbeiter_innen hohes Innovationspotential und bekennt sich zur Vielfalt als leitendes Prinzip.
Wir möchten daher explizit auch Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen, die über das geforderte Profil verfügen, dazu einladen, sich auf die Stelle zu bewerben.
Bitte übermitteln Sie uns Ihre überzeugende Online-Bewerbung bis spätestens 19.08.2026.

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