Office Manager*in (m/w/d) im Dekanat (mit Schwerpunkt Personalsachbearbeitung)

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften ist die folgende Position zu besetzen:

Office Manager*in (m/w/d) im Dekanat (mit Schwerpunkt Personalsachbearbeitung)

Kennziffer: Tech26166

• Start: 01.09.2026
• Teilzeit 75 %
• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet

An der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und dem Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung lehren und forschen derzeit 30 Hochschullehrer*innen sowie etwa 85 wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre, Volkswirtschaftslehre sowie Empirische Methoden. Diese werden durch die Mitarbeitenden der Fakultätsverwaltung unterstützt.

Die Stelle des*der Office Manager*in und Personalsachbearbeiter*in ist Teil des Dekanats der Fakultät. Als zentrale Verwaltungseinheit fungiert das Dekanat als verbindende Schnittstelle zwischen den Arbeitsgruppen und der zentralen Universitätsverwaltung. In dieser Position übernehmen Sie verantwortungsvolle Aufgaben in der Organisation und Unterstützung administrativer Abläufe sowie in der Personalsachbearbeitung. Hierzu zählen insbesondere die Unterstützung und Begleitung von Personalprozessen, Stellenbesetzungsverfahren sowie die Bearbeitung von Hilfskraft- und Lehrauftragsangelegenheiten. Darüber hinaus unterstützen Sie die Organisation von Gremien- und Selbstverwaltungsprozessen der Fakultät und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse im Dekanat bei.

Ihre Aufgaben

• Personalsachbearbeitung einschließlich Hilfskräfte, Lehraufträge und allgemeine Personalprozesse (60 %), insbesondere
  • Vorbereitung und Begleitung von Personalmaßnahmen und Stellenbesetzungsverfahren
  • Bearbeitung von Hilfskraftverträgen sowie Lehraufträgen
  • Pflege und Bearbeitung von Vorgängen in Personalmanagementsystemen
     
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (25 %), insbesondere
  • Bearbeitung von Post, Telefonaten und E-Mails sowie Funktion als zentrale Ansprechperson für interne und externe Anliegen
  • erste Auskunfts- und Beratungstätigkeiten sowie situationsangemessene Kommunikation mit unterschiedlichen Personengruppen
  • Termin- und Informationsmanagement sowie organisatorische Unterstützung administrativer Abläufe und Veranstaltungen
     
• Unterstützung von Gremien- und Selbstverwaltungsarbeit (15 %), insbesondere
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen
  • Erstellung und Versand von Einladungen sowie Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen
  • organisatorische Unterstützung von Fakultätsgremien einschließlich Protokollnachverfolgung und Dokumentation

Unser Angebot

• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 75 %

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ – Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• mindestens einjährige praktische Erfahrungen im Büromanagement sowie in der eigenständigen Bearbeitung administrativer oder sachbearbeitender Aufgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem MS-Office-Paket, insbesondere Word und Excel
• sicherer Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsmitteln sowie die Bereitschaft, sich in universitäre Verwaltungs- und Personalmanagementsysteme einzuarbeiten
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, ein verbindliches und freundliches Auftreten sowie Serviceorientierung
• hohes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit zur zuverlässigen Koordination und Bearbeitung unterschiedlicher administrativer und personalbezogener Vorgänge und zur Priorisierung paralleler Arbeitsprozesse in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen

Das wünschen wir uns

• Berufserfahrung im Wissenschaftsbetrieb oder im Hochschulbereich
• Erfahrungen im Bereich Personalsachbearbeitung oder in der eigenständigen Bearbeitung in einem mit der Stelle verbundenen Aufgabenbereich

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button „JETZT BEWERBEN“ erreichen.

Bewerbungsfrist: 15.06.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.
Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.
Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit
vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.