Office Manager:in (m/w/d)

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Organisationseinheit

Die Physikdidaktik der Universität Graz beschäftigt sich mit der Grundlagenforschung zum Lernen und Lehren von Physik, mit Entwicklungsforschung und unterstützt (angehende) Lehrkräfte.

Aufgabenbereich

• Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Budgetplanung
• Bestell- und Rechnungswesen (via SAP)
• Administrative Tätigkeiten bei Personalangelegenheiten (z.B. Personalaufnahme, Verwaltung von Zeitaufzeichnungen)
• Administrative Unterstützung bei der Lehre (z.B. Eingabe der Lehrveranstaltungen in UNIGRAZonline, Raum- und Prüfungsverwaltung)
• Betreuung der Öffentlichkeitsarbeit am Institut für Physik und im Fachbereich Physikdidaktik (z.B. Koordination von Anfragen, Zusammenstellung und Kommunikation von Programmen für Schulen und Privatpersonen, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Programmen vor Ort, Bewerbung der Angebote über geeignete Plattformen und Kanäle, Bereitstellung von Bildmaterialien für Werbezwecke, Pflege von Kalender- und Termineinträgen, laufender Kontakt mit Schulen)
• Betreuung der Homepage des Fachbereichs Physikdidaktik (z.B. Erzeugung von News-Meldungen und Events, Aktualisierung von Daten, Bereitstellung von Bildmaterial)
• Parteienverkehr und Beantwortung von Studierendenanfragen
• Bibliotheksverwaltung

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung
  (z.B. Lehre als Bürokaufmann/-frau, HAK, HLW,  o.ä.) und/oder mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Funktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Programme
• SAP und TYPO3 Kenntnisse (wünschenswert)
• UNIGRAZonline Kenntnisse (wünschenswert)
• Erfahrung mit Bildbearbeitungsprogrammen sowie mit Social Media in einem professionellen Kontext (wünschenswert)
• Ausgeprägtes Kommunikationstalent im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen (Studierende, Lehrende, Schulen, externe Partner:innen)
• Hohe Organisationsfähigkeit
• Eigeninitiative
• Teamfähigkeit

Wir bieten

Karin Sorko; E-Mail: karin.sorko@uni-graz.at

Gleichstellung & Diversität

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.