Office Manager:in (m/w/d)

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Organisationseinheit

Das Institut für Finance hat ein starkes Profil in Lehre und Forschung. In der Lehre wird auf Bachelor-, Master- und PhD-Level die gesamte Breite des Fachbereichs, von Unternehmensfinanzierung über Finanzinstitute bis hin zu Kapitalmärkten abgedeckt.

Aufgabenbereich

• Koordination und Unterstützung von studentischen Mitarbeiter:innen
• Administrative Unterstützung bei der Budgetplanung sowie Verwaltung von Globalbudget, Drittmittelprojekten und Restmittelsammlern
• Bestellung von Büromaterial, Abwicklung von Refundierungen und Gastvortragsabrechnungen
• Vorbereitung von Ausschreibungen, Verwaltung von Zeitaufzeichnungen und umfassende Betreuung von Gästen und externen Lehrbeauftragten
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in diverse Verwaltungsaufgaben (Urlaubsantrag, Krankmeldung, etc.)
• Administrative Unterstützung bei Personalangelegenheiten im Rahmen von Projektanträgen sowie bei der Organisation und Verwaltung von Lehrveranstaltungen
• Verwaltung des Inventars, Organisation und Protokollierung von Sitzungen, Betreuung der Homepage sowie Abwicklung des Postverkehrs
• Entscheidungsvorbereitung für die Leitung der Subeinheit (Recherchieren und Aufbereiten von Entscheidungsgrundlagen)
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Exkursionen, sowohl intern als auch extern
• Ansprechperson für Parteienverkehr und Studierendenanfragen sowie administrative Unterstützung im wissenschaftlichen Bereich (z. B. Kontrolle von Zitierregeln, Layout, Korrekturlesen, Literaturrecherche)

Anforderungsprofil

• Handelsschulabschluss oder äquivalent
• HAK oder AHS Matura (wünschenswert)
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute bzw. Verhandlungssichere Englischkenntnisse (wünschenswert)
• Fortgeschrittene Erfahrung im Umgang mit Office-Programmen, insbesondere bei der Erstellung von Textdokumenten (z. B. Word), der Tabellenkalkulation (z. B. Excel) sowie der Nutzung von E-Mail-Anwendungen
• Erfahrung in Verwaltungs- oder Organisationsarbeit (wünschenswert)
• Bereitschaft und Fähigkeit, aktiv zu einem positiven und inklusiven Teamklima in einer vielfältigen Arbeitsumgebung beizutragen
• Eigeninitiative und Selbstorganisation sowie Problemlösungskompetenz
• Kommunikative Fähigkeiten

Wir bieten

Kontakt

Silvia Gersin I silvia.gersin@uni-graz.at I +43 316 380-7300

Gleichstellung & Diversität

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.