Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) in der Verwaltung

Das Institut für Theoretische Physik sucht eine engagierte und serviceorientierte Assistenz zur Unterstützung unserer administrativen und organisatorischen Abläufe. In dieser vielseitigen Position arbeiten Sie im direkten Kontakt mit unseren Mitarbeitenden, Studierenden und Gästen und tragen maßgeblich zur effizienten Gestaltung unserer täglichen Arbeitsprozesse bei.

Ihre Aufgaben

Administrative Unterstützung

• Koordination von Terminen, Dienstreisen und Prüfungen.
• Verwaltung von Post (Eingang und Ausgang), inkl. digitaler Dokumentenbearbeitung.
• Erstellung und Pflege von Akten und Statistiken.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen, Workshops und Veranstaltungen.

Budget- und Finanzverwaltung

• Mitwirkung bei der Budgetkontrolle (z. B. Überwachung von Haushaltsmitteln, Abrechnung von Reisen, Koordination mit der Finanzabteilung).
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Übersichten zu finanziellen Mitteln.

IT- und Office-Anwendungen

• Professionelle Nutzung von MS Office (Word, Excel, Outlook) und ggf. weiterer Software.
• Arbeit mit SAP-SRM (oder vergleichbaren Tools) zur Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen oder Dienstreiseanträgen.
• Pflege von Datenbanken und digitalen Archiven.

Kommunikation & Service

• Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit internen und externen Partner/innen in deutscher und englischer Sprache.
• Empfang und Betreuung von Institutsgästen.
• Aktive Unterstützung des Teams durch proaktive Kommunikation und Organisation.

Ihr Profil

Qualifikationen & Erfahrungen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, verwaltenden oder vergleichbaren Bereich oder vergleichbare Berufserfahrung.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sichere Beherrschung von MS Office.
• Erfahrung im Umgang mit SAP-SRM oder vergleichbaren ERP-Systemen (von Vorteil, aber nicht zwingend).
• Kenntnisse in digitalen Arbeitsmethoden.

Persönliche Kompetenzen

• Strukturierte und organisierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative.
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke (sowohl schriftlich als auch mündlich).
• Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Motivationsschreiben (max. 1 Seite)
• Lebenslauf (tabellarisch)
• Zeugnisse (Ausbildung, ggf. Berufserfahrung)
• Nachweis Ihrer Englischkenntnisse

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
12 Monate

Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Professorin Dr. Gudrun Heinrich +49 721 608-42082

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Raquel Carrasco Sanchez
Personalservice (PSE)
raquel.carrasco@kit.edu
+49 721 608-42016

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 15.10.2026
Ausschreibungsnummer: 1220/2026