Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Das Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik beschäftigt sich in Forschung und Lehre mit den Schwerpunkten Hochgeschwindigkeitsschaltungen, Antennen und Radar- /Kommunikationssysteme.

Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben des Instituts im Team mit zwei weiteren Mitarbeiterinnen.

Dazu zählen:

• Büroorganisation: Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation
• Kommunikation: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern).
• Reisemanagement: Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen.
• Veranstaltungsmanagement: Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten
• Instituts-Homepage: Pflege des Internetauftritts des Instituts
• Verwaltung von Drittmittelprojekten: Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht
• Beschaffungswesen: Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung.
• Institutsorganisation: Berichtswesen, Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen

Ihr Profil

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook).
• eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
• idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer
unbefristet

Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Kimberley Bender
Personalservice (PSE)
kimberley.bender@kit.edu
+49 721 608-45411

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 02.09.2026
Ausschreibungsnummer: 1205/2026