Institutssekretär_in (20 WStd.)

Bewerbungsfrist: Mittwoch, 16.09.2026

Am Institut für Kulturmanagement (IKM) der mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien ist zum ehestmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Institutssekretär_in

zu besetzen.

Beschäftigungsausmaß: 20 Wochenstunden
Vertrag: befristet bis voraussichtlich 20. Oktober 2028 mit der Option auf Verlängerung
Mindestentgelt: Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt mind. € 1.526,90 (Verwendungsgruppe IIIa, Regelstufe 1) (14-mal). Bei anrechenbaren Vorerfahrungen ist die Einreihung in eine höhere Qualifikationsstufe und ein entsprechend höheres Einstiegsgehalt möglich.

Anstellungserfordernis: Matura und/oder mehrjährige Berufserfahrung

Gewünschte Qualifikationen:

• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation (im wissenschaftlichen/universitären Kontext vorteilhaft) sowie Buchhaltung und grundlegende kaufmännische Kenntnisse
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• fundierte digitale Fertigkeiten, darunter gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), idealerweise auch SAP, CMS, Social Media und KI
• strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und Fähigkeit zu selbstständigem und effizientem Arbeiten
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, ausgeprägte mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• hohes Maß an sozialer Kompetenz
• Belastbarkeit und Flexibilität
• gute Allgemeinbildung und Interesse an den Fachgebieten des Instituts

Aufgaben

• Assistenz der Institutsleitung
• allgemeine Büroadministration wie z. B. selbstständige Abwicklung des Schriftverkehrs des Instituts, Führung von Telefonaten, Parteienverkehr, Terminkoordination, Koordination von Dienstreisen, Protokollführung
• Schnittstellenfunktion zwischen Institutsleitung, Studierenden und zentraler Verwaltung
• Verwaltung von Lehr- und Prüfungsangelegenheiten, Raumverwaltung
• Unterstützung in Bereichen der analogen und digitalen Lehre
• Budgetverwaltung und Erstellung der Budgetvorschläge (gemeinsam mit der Institutsleitung), selbstständige Abwicklung des Bestellwesens sowie Erledigung der Abrechnungen
• Betreuung sämtlicher Veranstaltungen des Instituts als Schnittstelle zwischen den mdw-internen Organisationseinheiten, Unterstützung des jeweiligen Organisationsteams
• Betreuung der Institutsbibliothek und der Instituts-Homepage

Ende der Bewerbungsfrist: 16. September 2026

wir bieten

• ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit und Homeoffice)
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
• die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld mit einer Vielfalt an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
• familienfreundliches Umfeld

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte laden Sie diese im mdw-Bewerbungsportal www.mdw.ac.at/bewerbungsportal in PDF-Form hoch. Anders eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien achtet als Arbeitgeberin auf Gleichbehandlung aller qualifizierten Bewerber_innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung.

Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Sich bewerbende Personen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.

Die Rektorin: Ulrike Sych

Der hier angeführte Text entspricht dem im Mitteilungsblatt kundgemachten rechtsverbindlichen Ausschreibungstext (§ 20 Abs 6 Z 10 Universitätsgesetz).