Institutsreferent*in

Organisationseinheit: Institut für Polymer Processing and Digital Transformation
Eintrittsdatum: 01.10.2026
Anzeigennummer: 37900-2026-002085

Ihre Aufgaben

• Aktive Unterstützung einer wertschätzenden, serviceorientierten und professionellen Instituts- und Teamkultur
• Unterstützung und Entlastung der Institutsleitung in organisatorischen, administrativen und operativen Belangen (z.B. Dienstreisemanagement)
• Vorausschauende Terminplanung, Terminkoordination und Fristenmanagement
• Professionelle Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Zentrale Ansprechperson für IPPD Mitarbeiter*innen, Studierende, universitätsinterne Einrichtungen sowie externe Partner*innen
• Budget-, Rechnungs- und Abrechnungsagenden sowie Zusammenarbeit mit den zuständigen zentralen Einrichtungen der Universität und bei der Administration von Forschungsprojekten
• Kostenüberwachung mittels SAP
• Selbstständige Bearbeitung und Koordination allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsagenden
• Pflege und Verwaltung von Daten, Dokumenten, Ablagesystemen und universitätsinternen Informationssystemen
• Organisation und administrative Betreuung der Instituts-Lehre, insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Raumplanung und Terminabstimmungen, Betreuung von Studierenden der Kunststofftechnik und Unterstützung bei organisatorischen Fragen rund um Studium, Lehrveranstaltungen und Prüfungen des Instituts
• Pflege der Institutswebseite und weiterer Social-Media-Kanäle
• Organisation, Vorbereitung, Mitwirkung und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Kund*innenbesuchen
• Organisation, Vorbereitung, Mitwirkung und Nachbereitung von Veranstaltungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW) oder eine vergleichbare Qualifikation; eine weiterführende Ausbildung bzw. einschlägige Berufserfahrung sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete MS-Office und SAP-Kenntnisse; hohe Bereitschaft, sich rasch in universitätsspezifische IT-Systeme und digitale Arbeitsprozesse einzuarbeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Niveaustufe C1, Englisch Niveaustufe B2).
• Sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation und digitalen Organisationstools
• Selbstständige und problemlösungsorientierte Arbeitsweise, Flexibilität, Eigenverantwortung sowie Organisationstalent
• Freude im Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit, freundliches und offenes Auftreten
• Kurz gesagt: Sie organisieren nicht nur – Sie denken mit, gestalten mit und behalten das große Ganze im Blick

Unser Angebot

• Auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenstunden) beträgt das monatliche Mindestgehalt € 2.759,20 brutto (14 x pro Jahr, KV-Einstufung IIIa)
• Stabile Arbeitgeberin
• Möglichkeit zu Home-Office
• Attraktiver Campus mit guter Verkehrsanbindung
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Bezahlte Mittagspause
• Breites kulinarisches Angebot/Gesundes Essen (Bio Mensa)
• Sport und Bewegung (USI)
• Mitarbeiter*innenevents
• u.v.m.

Ende Bewerbungsfrist: 28.08.2026

Menschen mit Beeinträchtigung, welche zum „Kreis der begünstigt Behinderten“ gehören, werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Platz für Ihre Zukunft? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Jobportal. Für inhaltliche Auskünfte steht Ihnen Elisabeth Pühringer, T +43 732 2468 6570, E-Mail: elisabeth.puehringer@jku.at zur Verfügung.

Standort: Altenberger Straße 69, 4040 Linz