Am Institut für Kernphysik im Fachbereich Physik der Universität Münster ist zum 01.03.2027 die Stelle als
zu besetzen. Angeboten wird eine unbefristete Stelle in Vollzeit. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 9a TV-L möglich.
Ihre Aufgaben:
- Administrative Verwaltung der Haushaltsmittel des Instituts sowie eigenständige Überwachung, Dokumentation und Abrechnung laufender Drittmittelprojekte für mehrere Professoren/Arbeitsgruppen; Erstellung von Zwischen-, Jahres- und Verwendungsnachweisen in enger Abstimmung mit Projektleitung, Universitätsverwaltung und Drittmittelgebern; eigenständige Mittelabrufe und Ausgabenmonitoring sowie Unterstützung bei der Finanzplanung der Projekte und eigenständige Vorschläge für Umbuchungen
- Antragsvorbereitung: Mitwirkung bei der Erstellung von Förderanträgen (DFG, BMFTR, EU u. a.), insbesondere Zusammenstellung der Antragsunterlagen, Budgetkalkulationen und formale Prüfung
- Personalangelegenheiten: Vorbereitung von Einstellungsvorgängen für wissenschaftliches Personal (v. a. Promotionsstellen), Eigenständige Überwachung der Vertragslaufzeiten und gegebenenfalls Initiierung von Vertragsänderungen und Verlängerungen in Zusammenarbeit mit der Personalverwaltung
- Eigenständige Abwicklung des gesamten Bestell- und Rechnungs- und Inventarisierungsprozesses
- Veranstaltungsorganisation: Planung und Koordination von Tagungen, Workshops und Arbeitstreffen einschließlich Raumplanung, Reiseorganisation und Betreuung von Gästen
- Führung des Sekretariats von Prof. Andronic sowie des Geschäftszimmers des Instituts mit mehr als 100 Mitgliedern
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminkoordination, Beschaffungen, Rechnungsbearbeitung sowie typische Geschäftszimmertätigkeiten
- Gegenseitige Vertretung der anderen Büroangestellten des Instituts
Unsere Erwartungen:
Vorausgesetzt wird:
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Erfahrung in der Drittmittelverwaltung sowie im Projektmanagement, vorzugsweise im Hochschul- und Forschungsbereich
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Organisations- und Kommunikationsstärke sowie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, zeitliche Flexibilität
Wünschenswert ist:
- Erfahrung mit SAP oder vergleichbaren Verwaltungssystemen
- Erfahrung in der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen
- Kenntnisse der Personalvorgänge im öffentlichen Dienst (TV-L, WissZeitVG)
Ihr Gewinn:
Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung, und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung per E-Mail bis zum 01.10.2026 an: andronic@uni-muenster.de
Ausschreibungskennziffer bei Rückfragen: 2611055
Um dich für diesen Job zu bewerben, besuche bitte stellen.uni-muenster.de.