Automation & Digitalization Lead (m/w/d) Verwaltungsdigitalisierung & Prozessinnovation – Stabsstelle für Digitale Transformation und Organisationsentwicklung

Veterinärmedizinische Universität Wien

Veterinärplatz 1, 1210 Wien, Österreich

www.vetmeduni.ac.at

Kennzahl: 2026/0173

Seite 1/4

Die Vetmeduni arbeitet in der Lehre, in der Forschung und in ihren Dienstleistungsangeboten

an der Sicherstellung der Tiergesundheit in Österreich. Wir verstehen diese Aufgabe als

Beitrag zur Gesunderhaltung des Menschen und seiner tierischen Begleiter sowie zur

Produktion gesunder Nahrungsmittel. Für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sucht

unsere Stabsstelle für Digitale Transformation und Organisationsentwicklung, eine:n

Automation & Digitalization Lead

(m/w/d)

Verwaltungsdigitalisierung & Prozessinnovation

Einstufung: IVa

Beschäftigungsausmaß: 20-40 Wochenstunden

Dauer des Dienstverhältnisses: unbefristet

Bewerbungsfrist: 05.08.2026

Kennzahl: 2026/0173

Die Veterinärmedizinische Universität Wien zählt zu den führenden veterinärmedizinischen

Bildungs- und Forschungsstätten Europas. Neben Forschung, Lehre und Klinik entwickeln wir

auch unsere Verwaltung konsequent weiter – digital, serviceorientiert und zukunftsfähig.

Dafür suchen wir keine klassische Projektverwaltungsrolle, sondern eine Person, die

Digitalisierung in der Praxis vorantreibt: gemeinsam mit den Fachbereichen Prozesse

verbessert, Automatisierungen umsetzt, KI-Werkzeuge gezielt einsetzt und neue digitale

Arbeitsweisen nachhaltig etabliert und andere dafür begeistert.

Wir bieten ein attraktives Arbeitsumfeld, indem Zusammenarbeit, Vertrauen und ein

engagiertes Team im Mittelpunkt stehen. Mitarbeiter:innen erhalten Raum für eigene Ideen,

inspirieren sich gegenseitig und haben vielfältige Möglichkeiten, voneinander zu lernen.

Die Stabsstelle Digitale Transformation & Organisationsentwicklung begleitet die Universität

auf dem Weg zu einer modernen, agilen und vernetzten Organisation. Sie gestaltet Strukturen,

Prozesse und Arbeitsweisen aktiv weiter und verbindet Organisationsentwicklung mit digitalen

Innovationen.

Beschreibung

Der Schwerpunkt der Rolle liegt auf der praxisnahen Digitalisierung und Automatisierung

administrativer Prozesse – von der Analyse bestehender Abläufe über den Einsatz von KI-

Werkzeugen bis zur Einführung und Skalierung geeigneter Lösungen. Die Stelle hat ein

klares Mandat: Wirkung erzielen, nicht koordinieren.

Diese Rolle bietet hohen Gestaltungsspielraum und entwickelt sich gemeinsam mit den

Digitalisierungsinitiativen der Universität weiter.

Aufgaben

• Prozessaufnahme, Datenanalyse und Digitalisierungsberatung: Erfassung und

Analyse bestehender Verwaltungsprozesse gemeinsam mit den Fachabteilungen,

Identifikation von Medienbrüchen, manuellen Engpässen und Optimierungspotenzialen

sowie Ableitung konkreter Digitalisierungsmaßnahmen und Quick Wins

• Aufbau und Weiterentwicklung eines digitalen Werkzeugkastens: Erprobung,

Bewertung und Einführung praxisnaher digitaler Lösungen in enger Abstimmung mit IT-

Services, Entwicklung und Bereitstellung digitaler Formulare, Antragsstrecken und

Workflow-Lösungen sowie Evaluation und Einsatz KI-gestützter Assistenzwerkzeuge

für die Verwaltung

• Automatisierung und Skalierung digitaler Lösungen: Konzeption von

Automatisierungen von einfachen Workflow-Regeln bis zu komplexen

Prozessverknüpfungen, Begleitung digitaler Lösungen von der Pilotphase bis zum

universitätsweiten Rollout

• Befähigung und Begleitung der Abteilungen: Beratung und Befähigung von

Organisationseinheiten bei der Einführung digitaler Lösungen, Gemeinsames

Erarbeiten von Digitalisierungsplänen mit den Fachabteilungen sowie Entwicklung

neuer digitaler Arbeitsweisen in Abstimmung mit der Personalentwicklung bezüglich

eines entsprechenden Schulungsangebotes

• Wissenstransfer, Community-Aufbau und Wirkungsmessung: Konzeption und

Durchführung von Schulungs- und Awareness-Formaten, Aufbau einer

verwaltungsinternen Digitalisierungs-Community und Förderung des Austauschs sowie

Etablierung von Kennzahlen und Reifegradmodellen zur Messung des

Digitalisierungsfortschritts

Erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Kenntnisse

• Abgeschlossenes Diplom- oder Masterstudium mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik,

Digitalisierung, Prozessmanagement, Organisationsentwicklung oder Betriebswirtschaft,

oder vergleichbare Qualifikation (Bsp. Abgeschlossene/s Bachelorstudium/Fachmatura

(HTL)/akademische Lehrgänge jeweils mit Spezialkenntnissen in

Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung, Workflow-Automatisierung, Change-

Management und digitaler Transformation sowie mehrjährige einschlägige

Berufserfahrung)

• Erfahrung mit digitalen Prozess-, Automatisierungs- und Kollaborationstools sowie KI-

Werkzeugen (z.B. Sharepoint, Power Automate, …)

• Nachgewiesene Berufserfahrung in der Prozessaufnahme, -analyse und -digitalisierung

– z. B. durch Projekte zur Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, Einführung digitaler

Tools oder Automatisierungsvorhaben

• Gute Deutschkenntnisse (B2) oder gute Englischkenntnisse (B2)

Weitere erwünschte Qualifikationen und Kompetenzen

• Verständnis für ERP-nahe Prozesse (z. B. SAP, Finanzverwaltung, Personalwesen)

und deren Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale im Universitätskontext;

Kennzahl: 2026/0173

Datum: 15.07.2026

Seite 2/4

Grundkenntnisse in Datenauswertung oder Berichtserstellung (z. B. Power BI, Excel,

SAP-Berichte)

• Erfahrung mit agilen oder nutzerzentrierten Methoden bei der Entwicklung digitaler

Lösungen

• Erfahrung in der eigenverantwortlichen Steuerung von Digitalisierungs- oder

Automatisierungsprojekten im öffentlichen oder Hochschulumfeld;

Projektmanagementzertifizierung

• Fähigkeit, mit Expert:innen auf Augenhöhe zu arbeiten und Begeisterung für digitale

Veränderungen und KI-Nutzung zu wecken – verbunden mit einem serviceorientierten

und konstruktiven Arbeitsstil

• Hohe Bereitschaft und Fähigkeit zur eigenständigen Einarbeitung in neue digitale

Werkzeuge – insbesondere Automatisierungslösungen

Was wir bieten

• Top-Universität: Die Vetmeduni ist eine der führenden veterinärmedizinischen

akademischen Bildungs- und Forschungsstätten Europas

• Stabiler Arbeitgeber
• Attraktiver Campus
• Persönliche und berufliche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Präventive und medizinische Gesundheitsförderung
• Diversitäts- und familienfreundliche Universitätskultur
• Kinderbetreuungs- und Ferienbetreuungsangebote
• Zahlreiche attraktive Zusatzleistungen
• Mitarbeiter:innenevents

Mindestentgelt

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt für Arbeitnehmer:innen an Universitäten gemäß der

oben angegebenen Einstufung beträgt EUR 3.450,30 brutto monatlich auf Basis Vollzeit (40

Stunden/Woche). Je nach fachlicher Qualifikation und tätigkeitsspezifischer Berufserfahrung

ist eine höhere Vergütung möglich.

Bewerbung

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit der Kennzahl 2026/0173, welche Sie per E-Mail an

bewerbungen@vetmeduni.ac.at übermitteln. Bitte führen Sie die Kennzahl unbedingt an, da

wir Ihre Bewerbung sonst nicht korrekt zuordnen können.

Die Bewerbungen sind gebührenfrei. Die Bewerber:innen haben keinen Anspruch auf

Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des

Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Die Vetmeduni ist stolze Trägerin des Zertifikats „hochschuleundfamilie“, daher freuen wir uns

über Bewerbungen von Personen mit Familienkompetenz. Ebenso sind uns Bewerbungen von

Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen willkommen. Bei Rückfragen

Kennzahl: 2026/0173

Datum: 15.07.2026

Seite 3/4

dazu wenden Sie sich gerne an unsere Behindertenvertrauensperson

https://www.vetmeduni.ac.at/betriebsrat/unsere-behindertenvertrauenspersonen

Kontakt für weiterführende Informationen

Anne Reiner

+43 664 602 571 003

anne.reiner@vetmeduni.ac.at

www.vetmeduni.ac.at

Kennzahl: 2026/0173

Datum: 15.07.2026

Seite 4/4