Die Sigmund Freud PrivatUniversität (SFU) ist die größte staatlich anerkannte Privatuniversität Österreichs mit Hauptsitz in Wien und weiteren Standorten in Berlin, Linz, Ljubljana, Mailand und Paris.
Als international ausgerichtete Universität vereint die SFU Wissenschaft, Forschung und Praxis auf höchstem Niveau. Neben den etablierten Studiengängen in Psychotherapiewissenschaft, Psychologie und Rechtswissenschaften bietet die SFU auch Bachelor- und Masterstudiengänge in Human- und Zahnmedizin an.
Das Vizerektorat für Forschung sucht zum sofortigen Eintritt eine/n Assistent*in (m/w/d).
Ihre Aufgaben
- Administrative und organisatorische Betreuung zentraler Prozesse im Vizerektorat Forschung
- Koordination und administrative Abwicklung interner Forschungsbudget- und Förderprozesse, insbesondere zentraler Forschungsbudgets und Anschubfinanzierungen
- Aufbau, Weiterentwicklung und Dokumentation effizienter Abläufe für interne Budgetvergaben
- Koordination von Ausschreibungen, Fristen, Einreichunterlagen und Rückfragen sowie laufende Erstellung von Statusübersichten
- Vorbereitung und organisatorische Betreuung von Vergabekommissionen einschließlich Terminabstimmung, Unterlagenaufbereitung und Protokollführung
- Einforderung und administrative Prüfung von Zwischen- und Abschlussberichten sowie Kontrolle der Unterlagen auf Vollständigkeit
- Administrative Abwicklung und Dokumentation von Forschungsförderungen im Forschungsdatenmanagementsystem PURE
- Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Übersichten und Auswertungen zur Vergabe und Verwendung von Forschungsbudgets
- Pflege, Verwaltung und Qualitätssicherung relevanter Daten und Dokumentationen in internen Systemen und Datenbanken
- Laufende Kommunikation und Abstimmung mit Forschenden, Organisationseinheiten, Kommissionsmitgliedern und weiteren internen Ansprechpartner*innen
- Mitwirkung an der kontinuierlichen Optimierung und Standardisierung administrativer Prozesse im Forschungsmanagement
Ihr Profil
- Matura oder eine darüber hinausgehende Ausbildung; eine einschlägige Ausbildung im Bereich Administration, Wissenschaftsmanagement oder Projektmanagement ist von Vorteil
- Berufserfahrung in einer Universität, Hochschule, Forschungseinrichtung oder vergleichbaren Organisation von Vorteil
- Kenntnisse universitärer Strukturen sowie von Forschungsförderungs- oder Budgetprozessen von Vorteil
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, sowie Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungssystemen
- Erfahrung mit Forschungsinformationssystemen, insbesondere PURE, von Vorteil
- Sehr genaue, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
- Fähigkeit, Fristen, Unterlagen und mehrere parallel laufende Prozesse selbstständig im Blick zu behalten
- Hohes Maß an Eigenverantwortung, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick
- Sehr gute Kommunikations- und Abstimmungsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen Ansprechpartner*innen
- Schnelle Auffassungsgabe und Interesse daran, administrative Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
Wir bieten
- Inspirierendes Arbeitsumfeld einer humanistisch geprägten internationalen PrivatUniversität im grünen Prater
- Flache Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum
- Entwicklungsmöglichkeiten in einer wachsenden Organisation mit breitem Weiterbildungsangebot
- Attraktive Rahmenbedingungen mit Zusatzleistungen wie Apothekenrabatt, Zahnklinik, Psychologische Ambulanz vor Ort, Gratis-Impfung, Wiener Linien Jahreskarte
Das Dienstverhältnis ist unbefristet.
Für diese Position bieten wir ein monatliches Bruttogehalt von € 1.700 auf Teilzeitbasis (20 Wochenstunden).
Ende der Bewerbungsfrist: 30.9.2026
Um dich für diesen Job zu bewerben, besuche bitte sfu.onboard.org.