Assistent*in (m/w/d) im Referat der Rektorin im Bereich digitales Gremienmanagement

INTERNE AUSSCHREIBUNG

Im Rektorat ist die folgende Position zu besetzen:

Assistent*in (m/w/d) im Referat der Rektorin im Bereich digitales Gremienmanagement

Kennziffer: Tech26068

• Start: 01.09.2026
• Teilzeit 62,5 %
• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet/befristet

Das Referat der Rektorin arbeitet der Rektorin der Universität Bielefeld inhaltlich und organisatorisch zu und organisiert zentrale Gremien der Universität. Hierzu gehören die wöchentlichen Rektoratssitzungen, der Senat, der Hochschulrat und die Kommission für die Universitätsentwicklung. Für die Unterstützung im digitalen Gremienmanagement suchen wir ein*en Assistent*in (m/w/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Ihre Aufgaben

Assistenz im digitalen Gremienmanagement (90 %):

• verwaltungsmäßige Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Rektoratssitzung in Zusammenarbeit mit der*dem zuständigen Referent*in (u. a. Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Session.Net, Verschickung der Einladungen, Terminabstimmungen, Wiedervorlagen, digitale Archivierung und Ablage, Abstimmung mit Dezernaten) (60 %)
• Key User-Tätigkeit im digitalen Gremienmanagement (derzeit Session/Session.Net, eAkte) inkl. Mitwirkung an der Weiterentwicklung des digitalen Gremienmanagements (25 %)
• Vertretung der Assistenz anderer zentraler Gremien (wie Senat, Hochschulrat, Universitätsentwicklungskommission) (5 %)

Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben im Referat der Rektorin, insb. der Leitung des Referats der Rektorin (Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Bestellungen u. ä.) (10 %)

Unser Angebot

• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet/befristet (50 % unbefristet, 12,5 % befristet bis zum 31.08.2027 mit der Option auf Verlängerung) (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 TzBfG)
• Teilzeit 62,5 %
• Die Arbeitszeit orientiert sich an den Gremienabläufen (erhöhte Verfügbarkeit ist insbesondere montags und freitags innerhalb der Kernarbeitszeit bis 15 Uhr erforderlich). Möglichkeit zum Homeoffice ist gegeben.

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Ihr Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
• alternativ: vergleichbar geeignete Qualifikation (z. B. durch Studium, Berufserfahrung, Fortbildungsmaßnahmen o. ä.)
• sehr gute Kenntnisse digitaler Verwaltungsabläufe sowie im Daten- und Dokumentenmanagement
• Erfahrung in der Assistenz
• Bereitschaft zur Arbeit mit neuen Gremien- und Datenmanagementsystemen und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung digitaler Prozesse
• selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Fähigkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten
• Freude an der verbindlichen wie freundlichen Kommunikation (ausgeprägte kommunikative Kompetenz)
• Fähigkeit, auch in Zeiten hoher Beanspruchung Ruhe, Überblick und Priorisierung zu bewahren
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns

• Kenntnisse im Gremienmanagement, insbesondere im Umgang mit eAkte, Session.Net und Session
• Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button „JETZT BEWERBEN“ erreichen.

Bewerbungsfrist: 15.06.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.
Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.
Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit
vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.