Office Manager:in an einer akademischen Einheit (m/w/d)

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Aufgabenbereich

• Mit dem „Center for Language, Meaning and Society (CLaMS)“ entsteht an der Universität Graz ein interdisziplinäres Zentrum, das als lebendiger Treffpunkt für Zusammenarbeit auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene konzipiert ist. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir dieses Zentrum von Grund auf gestalten und weiterentwickeln – bringen Sie Ihre Ideen und Ihr Engagement ein und werden Sie Teil eines weltoffenen Teams, das die Forschung und den Austausch rund um Sprache, Bedeutung und Gesellschaft neu denkt.
• Eigenverantwortliche Planung und Sicherstellung aller inhaltlichen, organisatorischen und administrativen Agenden des Office Managements des Zentrums
• Abwicklung des Bestellwesens in SAP (Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklung, Monitoring, u.a.)
• Administrative Abwicklung der Personalagenden inkl. Abwicklung von Reiseanträgen und Abrechnungen
• Terminkoordination, Ablage, Archivierung, Betreuung des zentralen Mailpostfaches des Zentrums und Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Veranstaltungsorganisation und umfassende Betreuung internationaler Gäste am Zentrum
• Administrative und organisatorische Abwicklung von Drittmittelprojekten
• Einführung und Schulung (neuer) Mitarbeiter:innen
• Administrative Abwicklung aller Lehrangelegenheiten (UniGrazOnline)
• UniGrazOnline-Beauftragte und GFS-Admin (Rechte- und Funktionsvergabe)
• Aufbau und Betreuung der Homepage des Zentrums

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder AHS/BHS-Abschluss auf Maturaniveau
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Projektmanagement und bei der Organisation von Veranstaltungen, nach Möglichkeit im universitären Bereich
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch C1 und Englisch ab B2 nach GERS)
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse
• Einschlägige SAP-Kenntnisse
• UniGrazOnline Kenntnisse (erwünscht)
• Kenntnisse in Content Management Systemen (z.B. Typo3) (erwünscht)
• Selbständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit
• Hohe Flexibilität und Eigeninitiative
• Soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
• Serviceorientierung und Freude an der interkulturellen Zusammenarbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld
• Bereitschaft zur Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen der Universität

Wir bieten

Kontakt

clams@uni-graz.at

Bewerbungsunterlagen

• CV
• Motivationsschreiben
• Alle relevanten Zeugnisse, inkl. Sprachnachweise

Gleichstellung & Diversität

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.