Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Wir suchen für das Institut für Nukleare Entsorgung (INE) eine motivierte und engagierte Person für eine Assistenzposition, die gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld arbeitet.

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben umfassen:

• Organisation der Hauspost
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei Beschaffungsvorgängen (Fahraufträge, Versandanzeigen, Bewirtungsaufträge)
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Nutzung des ESS-Systems (z. B. bei Urlaubsanträgen)
• Entgegennahme von Telefonaten, Vorselektion der Gespräche, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung der Geschäftsvorgänge für die zuständige Ansprechperson
• Vor- und Nachbereitung von Reisen für die stellvertretende Institutsleitung
• Vorbereiten und Durchführung von Veranstaltungen wie Workshops und Seminaren
• Vertretung im Institutssekretariat: Kontaktzentrale, Terminplanung, Reiseplanung
• Vertretung im Lehrstuhlsekretariat: Koordination und Überwachung von Terminen für Vorlesungen, Seminare, Prüfungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)) oder vergleichbare Qualifikation
• Profunde EDV- und MS-Office-Kenntnisse
• Erfahrung im Einsatz digitaler Kommunikationswerkzeuge
• Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (z. B. SAP)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit, Vertraulichkeit sowie ein freundliches Auftreten

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:
  

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort 
Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe)

Vertragsdauer
unbefristet

Eingruppierung
EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Silvia Ratzel
Personalservice (PSE)
silvia.ratzel@kit.edu
+49 721 608-25544  

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden – unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 13.09.2026
Ausschreibungsnummer: 314/2026