Systemkoordinator*in eProcurement (m/w/d)

In der Abteilung Einkaufsmanagement der Goethe-Universität ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für eine*n 

Systemkoordinator*in eProcurement (m/w/d)
(E 11 TV-G-U) 

unbefristet zu besetzen. Die Eingruppierung richtet sich nach den Tätigkeitsmerkmalen des für die Goethe-Universität geltenden Tarifvertrages (TV-G-U). 

Ihre Aufgaben: 

Betreuung und Fortentwicklung des hochschulübergreifenden e-Procurement Systems „HELF“ (elektronische, Internet- basierende Beschaffungsplattform mit SAP-Anbindung) 

• Erstellung von Pflichtenheften zur Systemprüfung und Fehlerbeseitigung
• kontinuierliche Anpassung des Systems auf die universitätsspezifischen Gegebenheiten, auf der Basis selbstentwickelter Umsetzungskonzepte
• Mitarbeit in hochschulübergreifenden Gremien zur Systemeinführung, Betreuung und kontinuierlichen Fortentwicklung,
• Betreuung und Durchführung von Releasewechseln
• Erstellung von Mindeststandards zur Aufnahme neuer Lieferanten in das System
• Lieferanten im SAP-Backend einrichten
• Schulung und Unterstützung der Nutzer
• offensichtlich fehlerhafte Bestellungen im System korrigieren
• Second Level Support bei der Prüfung bzw. Löschung von Obligos
• Neuanlage von Warengruppen vorschlagen und abstimmen 

Katalog- und Lieferantenmanagement 

• Ansprache neuer Lieferanten und Bestandslieferanten, zur Vereinbarung einheitlicher Lieferkonditionen und einer einheitlichen, elektronischen Prozessunterstützung (Kataloge, Bestell- und Lieferabwicklung, Rechnungsstellung), auf der Basis der definierten Mindeststandards des EM
• Feststellung und Prüfung von Firmen-/Kontaktdaten, in das e-Procurement Sytem aufzunehmender Firmen und Weitergabe an FS
• auszuschließende Firmen (z.B. im Falle des Verlusts der vergaberechtlichen Zuverlässigkeit, oder dauerhaft geringer Umsätze im System) identifizieren und z.B. vergaberechtliche Ausschlussgründe klären
• Lagerkataloge der Universität (z.B. für Soft- und Hardwareprodukte des HRZ, Kopiersysteme etc.) pflegen
• Prüfung von Änderungsanträgen der Lieferanten zu den eingestellten Katalogen, bzw. Stichprobenprüfungen bei Lieferantenzugang
• First Level- Kommunikation mit Lieferanten, über unangemessene Preiserhöhungen, bzw. Contentveränderungen
• Berichte (Bestell- und Lieferantenstatistiken) erstellen und für Abteilungs- bzw. Bereichsleitung aufbereiten
• Bedarfspotential zum Abschluss neuer Rahmenverträge identifizieren und der Abteilungsleitung vorschlagen 

MM/ EBP/ SRM – Keyuser*in 

• Überwachung der Konformität zum Referenzmodell Hessen (Transportaufträge, Hinweise) und Fehler beseitigen, Systemtests durchführen
• Durchführung von System- und Modulschulung und Betreuung der Endanwender*innen des technischen und kaufmännischen Einkaufs
• Key-User-Funktion EBP/ SRM, im Rahmen der Einführung und des laufenden Betriebs des e-Procurement-Systems
• modulseitige Unterstützung der Fachbereiche und der Verwaltung bei der Buchung von Wareneingängen und Rechnungen
• MM-Daten zum Jahresabschluss, bzw. Monats- und Quartalsabschlüssen zusammenführen
• Bestandsdaten anderer Formate durch LSMW oder CATT in SAP übernehmen
• Auswertungen im Zuge des Jahresabschlusses
• Schnittstellen zu anderen, eingesetzten Modulen des SAP bearbeiten
• Lehrbeauftragtenverpflichtung über MM abbilden als Referenz für die hessischen Hochschulen
• SAP-seitige Einrichtung und Führung von „Lagern“
• Systemeinstellungen und Datenpflege
• Mitarbeit in verschiedenen Netzwerken (Hessische Hochschulen, Key- User*innen anderer Module der GU Frankfurt und MM-Workshops)
• Multiplikatorfunktion
• Ansprechpartner*in für die Projektgruppe BAM, Teilnahme an regelmäßigen Key-User-Besprechungen
• Umsetzung von Programmänderungen und Systemeinstellungen in Zusammenarbeit mit der SAP-Basis

 Ihre fachlichen Voraussetzungen: 

• abgeschlossenes Hochschulstudium in Verwaltungsinformatik, Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre,
• Erfahrungen im öffentlichen Beschaffungswesen,
• sehr gute IT-Kenntnisse (Systemintegration), insbesondere im Bereich des eingesetzten e-Procurement Systems (aktuell WPS, bzw. HELF)
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• gute Anwenderkenntnisse der Office-Produkte 

Persönliche Voraussetzungen: 

• Organisationsfähigkeit und selbstständiges Arbeiten
• hohe Belastbarkeit, Innovationsfreude und Fortbildungsbereitschaft
• Team- und Absprachefähigkeit
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• sicheres, repräsentatives und überzeugendes Auftreten
• flexibles und zielorientiertes Denken
• Zuverlässigkeit und Termintreue
• Bereitschaft und Fähigkeit zu mobilem Arbeiten und Offenheit für innovative Zusammenarbeitsformen 

Wir bieten Ihnen eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit. Sie arbeiten in einem kollegialen, innovativen, dynamischen und motivierten Team in einem modernen, offenen, und familienfreundlichen Universitätsumfeld, auf einem der schönsten Universitäts-Campus Deutschlands bzw. derzeit in Form mobilen Arbeitens auch am häuslichen Arbeitsplatz. 

Wir bieten Ihnen zudem ein LandesTicket Hessen, das Sie als Mitglied der Universität derzeit zur kostenlosen Nutzung des ÖPNV in ganz Hessen berechtigt sowie eine Parkmöglichkeit am Campus, die Teilnahme an der gleitenden Arbeitszeit, Ferienbetreuungsangebote für Kinder und viele Weiterbildungsmöglichkeiten. Im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements bieten wir zudem ein vielfältiges Kurs- und Workshopangebot für Beschäftigte an. Die Goethe-Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb besonders Frauen zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Befähigung vorrangig berücksichtigt. 

Bitte senden Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen und Nachweise über einschlägige Fortbildungen) bis zum 22.05.2026 ausschließlich in elektronischer Form (Anlagen bitte als PDF-Dateien) per E-Mail an Herrn Andreas Walter (E-Mail-Adresse: andreas.walter@em.uni-frankfurt.de).