Office Manager:in (m/w/d)

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Organisationseinheit

Wir verbinden Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft

Das IDea_Lab stellt eine Plattform dar, in der Menschen mit interdisziplinären Fähigkeiten zusammenarbeiten, um folgendes Ziel zu verfolgen: die Realisierung der digitalen Transformation an der Universität Graz durch interdisziplinäre Kooperation & Kollaboration.

Als Brückenbauer bringt das IDea_Lab Menschen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft zusammen. Es werden Impulse und Maßnahmen gesetzt, die einen technologie- und zukunftsorientierten Dialog ermöglichen sowie zur Wissensgenerierung im Kontext aktueller Digitalisierungsentwicklungen beitragen.

Aufgabenbereich

• Eigenverantwortliches Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsmanagement inkl. Terminkoordination zur administrativen Unterstützung der IDea_Lab-Leitung 
• Koordination von Terminen, Betreuung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
• Selbstständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung (Abwicklung von Einkauf, Bestellungen, Budgetplanung, Abrechnung) sowie Inventarverwaltung
• Eigenständige Vorbereitung, Organisation und administrative Betreuung von Workshops und Veranstaltungen
• Betreuung administrativer Personalagenden (inkl. Begleitung von Ausschreibungs- und Auswahlprozessen sowie Berufungsverfahren)
• Administrative Verwaltung der dem IDea_Lab zugeordneten Räumlichkeiten
• Korrespondenz mit wissenschaftlichen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen im In- und Ausland
• Administrative Betreuung des Web-Auftrittes, Eingabe von News- und Veranstaltungsinformationen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und/oder ausgewiesene Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise einer wissenschaftlichen oder F&E-Einrichtung
• Sehr gute IT-Anwendungs-Kenntnisse (MS Office, KI-Chatbots, SAP und Bereitschaft, sich in universitätsinterne Systeme einzuarbeiten)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse der universitären Organisation und Strukturen (wünschenswert)
• Erfahrung in der Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops (wünschenswert)
• Interesse an Digitalisierung und digitaler Transformation (wünschenswert)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit,  Teamfähigkeit und Serviceorientierung
• Genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und Problemlösungskompetenz

Wir bieten

Mag. Katharina Feiertag, (katharina.feiertag@uni-graz.at) 

Gleichstellung & Diversität

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.